Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, Shipping Instructions (SI) là một tài liệu không thể thiếu nhằm đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa quốc tế diễn ra suôn sẻ và đúng kế hoạch. Đây là hướng dẫn chi tiết từ người gửi hàng đến hãng vận chuyển hoặc đơn vị giao nhận về các thông tin cần thiết liên quan đến lô hàng, như điểm đi và đến, phương thức vận chuyển và các chứng từ đi kèm.
Vai trò của SI không chỉ dừng lại ở việc xác định rõ trách nhiệm của các bên mà còn giúp giảm thiểu rủi ro trong vận chuyển, đảm bảo hàng hóa đến đúng nơi, đúng thời điểm và đúng tình trạng như yêu cầu.
1. Shipping Instructions – SI là gì?
Khái niệm về Shipping Instructions (SI)
Shipping Instructions (SI) là tài liệu hướng dẫn vận chuyển được người gửi hàng (shipper) cung cấp cho hãng vận tải hoặc công ty giao nhận hàng hóa. Nội dung của SI bao gồm các thông tin chi tiết về lô hàng cần vận chuyển, điều kiện giao hàng, các điểm xuất phát và điểm đến, và các chứng từ kèm theo. SI là cơ sở để hãng vận chuyển lập các chứng từ vận tải chính thức như Bill of Lading (vận đơn đường biển), Airway Bill (vận đơn hàng không), hoặc các loại vận đơn khác.
Trong giao nhận hàng hóa quốc tế, Shipping Instructions đóng vai trò quan trọng để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra đúng theo kế hoạch, tránh xảy ra sai sót, thiếu sót thông tin hoặc nhầm lẫn giữa các bên liên quan. SI giúp xác định rõ các thông tin cần thiết và điều kiện vận chuyển, từ đó giúp quá trình thông quan và giao nhận hàng hóa trở nên nhanh chóng và thuận lợi hơn.
Shipping Instructions là công cụ giúp các bên liên quan trong chuỗi cung ứng (người gửi hàng, hãng tàu, công ty giao nhận, hải quan,…) nắm rõ thông tin lô hàng, từ đó phối hợp hiệu quả để hàng hóa được giao đến đích đúng thời hạn, đúng chất lượng và số lượng yêu cầu. SI còn giúp người gửi hàng và người nhận hàng giảm thiểu rủi ro liên quan đến tranh chấp về trách nhiệm khi xảy ra các vấn đề trong quá trình vận chuyển.
2. Các thành phần cơ bản của một Shipping Instructions (SI)

(1) Thông tin về người gửi hàng (Shipper) và người nhận hàng (Consignee)
- Shipper: Mẫu yêu cầu điền đầy đủ thông tin về người gửi hàng, bao gồm tên, địa chỉ, và thông tin liên lạc (số điện thoại, fax).
- Consignee: Tương tự, cần điền thông tin về người nhận hàng với các chi tiết đầy đủ như tên, địa chỉ, và liên lạc.
Xem thêm: Consignee (cnee) là gì? Phân biệt shipper-consignee và seller-buyer
(2) Chi tiết về hàng hóa: Tên hàng, số lượng, trọng lượng, kích thước
- SEQ (Số thứ tự): Đánh số thứ tự cho từng loại hàng hóa.
- Container Number và Seal: Số container và số seal (niêm phong) được ghi rõ.
- Type (Loại container): Ví dụ, loại container 40HC (High Cube Container).
- Number of Package (Số lượng kiện hàng): 1,750 thùng carton.
- Unit: Đơn vị được sử dụng là CARTON.
- Gross Weight (Trọng lượng tổng cộng): 28,000 kg.
- Measurement (Thể tích): 60.0 CBM.
- VGM (Verified Gross Mass): 32,600 kg.
- Description of goods (Mô tả hàng hóa): “Frozen Sweet Corn Kernel (Grade B)” với chi tiết về cách đóng gói: “Packed in PE Bag, Outside Carton,” trọng lượng tịnh 15 kg/thùng và trọng lượng tổng cộng 16 kg/thùng.
(3) Cảng đi (Port of Loading) và cảng đến (Port of Discharge)
- Port of Loading (Cảng đi): Hải Phòng, Việt Nam.
- Port of Discharge (Cảng đến): Cao Hùng, Đài Loan (Kaohsiung, Taiwan).
- Final Destination (Điểm đến cuối cùng): Cũng là Cao Hùng, Đài Loan.
(4) Các thông tin khác
- Bill of Lading Type (Loại vận đơn): Chọn “SURRENDER” để đánh dấu loại vận đơn surrender.
- Payment Term (Điều khoản thanh toán): Chọn “Prepaid” (đã thanh toán trước).
- Date of Issue và Place of Issue (Ngày và nơi phát hành): Được ghi là Hà Nội.
Mẫu Shipping Instructions này cung cấp thông tin chi tiết về người gửi, người nhận, cảng đi/đến, chi tiết lô hàng và các điều khoản liên quan, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình vận chuyển hàng hóa. là yếu tố quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quy trình vận chuyển quốc tế, giúp giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa hiệu quả trong chuỗi cung ứng.
3. Cách lập Shipping Instructions (SI)
Bước 1: Thu thập thông tin cần thiết từ người gửi hàng và các bên liên quan
Trước khi lập Shipping Instructions, cần thu thập đầy đủ thông tin từ người gửi hàng (shipper) và các bên liên quan như người nhận hàng (consignee), hãng vận chuyển, và các đại lý hải quan. Các thông tin cơ bản bao gồm:
- Thông tin liên hệ của người gửi và người nhận hàng: tên, địa chỉ, số điện thoại, email.
- Chi tiết về hàng hóa: tên hàng, số lượng, trọng lượng, kích thước, loại bao bì.
- Thời gian vận chuyển dự kiến và yêu cầu về giao nhận hàng hóa.
- Các chứng từ đi kèm như hóa đơn thương mại, bảng kê hàng hóa, vận đơn.
Bước 2: Xác định các điều kiện giao hàng và phương thức vận chuyển
Sau khi thu thập đầy đủ thông tin, cần xác định điều kiện giao hàng (Incoterms) để ghi rõ trách nhiệm và chi phí thuộc về ai trong quá trình vận chuyển. Các điều kiện giao hàng phổ biến gồm FOB, CIF, EXW, DDP, v.v.
Ngoài ra, lựa chọn phương thức vận chuyển (đường biển, đường hàng không, đường bộ) cũng rất quan trọng vì mỗi phương thức có yêu cầu khác nhau về chứng từ và quy trình vận chuyển.
Lưu ý: Mẫu SI thường không bắt buộc ghi trực tiếp điều kiện giao hàng nhưng đây là thông tin quan trọng cần được thỏa thuận giữa các bên. Các Incoterms như FOB, CIF, hoặc EXW sẽ giúp xác định rõ chi phí và trách nhiệm của người mua và người bán.
Bước 3: Lập bản thảo Shipping Instructions đầy đủ và chính xác
Dựa trên các thông tin đã thu thập và điều kiện vận chuyển, tiến hành lập bản thảo Shipping Instructions. Cần chú ý đảm bảo tất cả thông tin được ghi đầy đủ và chính xác, bao gồm:
- Tên người gửi hàng, người nhận hàng.
- Chi tiết về lô hàng (tên hàng, số lượng, trọng lượng, kích thước).
- Cảng đi và cảng đến, cùng với thời gian vận chuyển dự kiến.
- Phương thức vận chuyển và các điều kiện giao hàng đã thỏa thuận.
- Các chứng từ đi kèm.
Bước 4: Kiểm tra lại các thông tin và gửi SI cho bên vận chuyển hoặc hãng tàu
Trước khi gửi Shipping Instructions cho bên vận chuyển hoặc hãng tàu, cần kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo tất cả các thông tin đều chính xác và không có sai sót. Sau khi gửi, nên yêu cầu xác nhận từ hãng vận chuyển để đảm bảo SI đã được nhận và xử lý đúng.
Bước 5: Theo dõi và điều chỉnh nếu có sai sót hoặc thay đổi
Trong quá trình vận chuyển, nếu có bất kỳ thay đổi nào liên quan đến lô hàng (ví dụ: thay đổi cảng đến, điều chỉnh số lượng hàng hóa), cần cập nhật SI ngay lập tức và thông báo cho các bên liên quan. Việc theo dõi này giúp tránh các rủi ro và đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi.
4. Những lưu ý quan trọng khi lập Shipping Instructions (SI)
#1 – Thông tin trong SI cần phải chính xác và rõ ràng để tránh nhầm lẫn về hàng hóa, cảng đi, và cảng đến. Sai sót trong thông tin có thể dẫn đến việc hàng hóa bị vận chuyển sai địa điểm hoặc gặp khó khăn trong quá trình thông quan.
#2 – Điều kiện giao hàng (Incoterms) cần được ghi rõ trong SI và các bên phải hiểu rõ trách nhiệm của mình. Điều này giúp tránh tranh chấp về chi phí hoặc rủi ro trong quá trình vận chuyển.
#3 – Các chứng từ đi kèm như Bill of Lading, Packing List, và Commercial Invoice phải được liệt kê rõ ràng và hợp lệ. Việc này giúp các bên liên quan có đủ thông tin để xử lý hàng hóa một cách nhanh chóng và đúng quy định.
#4 – Nếu có sự thay đổi về thông tin hàng hóa, cảng đi, cảng đến, hoặc điều kiện giao hàng, cần cập nhật SI ngay lập tức. Điều này giúp tránh các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển và thông quan.
#5 – Cuối cùng, cần phối hợp chặt chẽ với hãng vận chuyển, đại lý hải quan và các bên liên quan để đảm bảo mọi thông tin được chia sẻ và xử lý kịp thời. Điều này giúp giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn và đảm bảo hàng hóa được giao nhận đúng thời hạn và đúng điều kiện đã thỏa thuận.
Shipping Instructions là yếu tố then chốt để quá trình vận chuyển quốc tế diễn ra thuận lợi, và việc lập SI đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro và chi phí phát sinh không cần thiết.
5. Những sai sót thường gặp khi lập Shipping Instructions và cách tránh
- Một trong những sai sót phổ biến khi lập Shipping Instructions là cung cấp thông tin về hàng hóa không chính xác hoặc thiếu chi tiết, chẳng hạn như sai tên hàng, thiếu số lượng hoặc trọng lượng không khớp. Điều này có thể gây khó khăn trong việc tính toán chi phí vận chuyển, thủ tục hải quan hoặc thậm chí dẫn đến việc từ chối vận chuyển.
Cách tránh: Đảm bảo rằng thông tin về hàng hóa được kiểm tra cẩn thận trước khi gửi SI. Người lập SI nên phối hợp với các bộ phận liên quan, chẳng hạn như kho bãi và kế toán, để xác nhận chính xác các chi tiết cần thiết.
- Nhầm lẫn về cảng đi (Port of Loading) và cảng đến (Port of Discharge) là một lỗi nghiêm trọng có thể dẫn đến hàng hóa bị vận chuyển sai địa điểm, gây tổn thất về chi phí và thời gian. Điều này thường xảy ra khi có nhiều điểm xuất phát hoặc đích đến tiềm năng.
Cách tránh: Luôn kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin về cảng đi và cảng đến trong SI, đặc biệt là khi có sự thay đổi vào phút chót. Việc sử dụng các hệ thống quản lý vận tải hoặc phần mềm hỗ trợ lập SI cũng có thể giúp giảm thiểu sai sót này.
- Khi có sự thay đổi liên quan đến lô hàng, chẳng hạn như thay đổi về số lượng, phương thức vận chuyển hoặc cảng đến, nếu SI không được cập nhật kịp thời, điều này có thể gây ra sự nhầm lẫn trong vận chuyển và thông quan.
Cách tránh: Thiết lập quy trình cập nhật SI ngay khi có thay đổi và thông báo cho tất cả các bên liên quan. Nên chỉ định một người chịu trách nhiệm quản lý SI để đảm bảo thông tin luôn được cập nhật đầy đủ và chính xác.
- Việc sử dụng Incoterms không đúng với thỏa thuận ban đầu có thể gây tranh cãi về trách nhiệm và chi phí vận chuyển, đặc biệt khi xảy ra sự cố trong quá trình giao nhận hàng hóa.
Cách tránh: Trước khi lập SI, cần xác nhận kỹ với các bên liên quan về Incoterms đã thỏa thuận. Nên tham khảo ý kiến của chuyên gia hoặc luật sư về vận tải để đảm bảo lựa chọn Incoterms phù hợp với hợp đồng và điều kiện thực tế.
Có thể bạn quan tâm: Học Logistics Ở Đâu Là Tốt Nhất Hiện Nay?
6. Tầm quan trọng của Shipping Instructions trong xuất nhập khẩu
Shipping Instructions giúp xác định rõ các thông tin cần thiết cho quá trình vận chuyển, từ chi tiết hàng hóa, cảng đi, cảng đến, cho đến các điều kiện giao hàng. Điều này không chỉ giúp các bên nắm rõ trách nhiệm của mình mà còn giảm thiểu rủi ro do nhầm lẫn hoặc thiếu sót thông tin.
Bằng cách lập SI chi tiết và chính xác, doanh nghiệp có thể tránh được các chi phí không cần thiết như phí lưu kho, phí xử lý tại cảng hoặc phí vận chuyển lại hàng hóa. SI còn giúp hạn chế các tranh chấp giữa các bên khi xảy ra sự cố liên quan đến lô hàng.
Shipping Instructions đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho các cơ quan hải quan và các bên liên quan khác trong chuỗi cung ứng. Khi SI được lập đúng cách, các quy trình thông quan và giao nhận hàng hóa sẽ diễn ra nhanh chóng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa hiệu suất vận tải.
Nghiệp Vụ Logistics nhận thấy rằng, Shipping Instructions (SI) đóng vai trò quan trọng trong quy trình xuất nhập khẩu, giúp mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch và hạn chế rủi ro đến mức tối thiểu. Trong quá trình làm việc, việc lập SI cần được thực hiện cẩn thận, kiểm tra kỹ lưỡng từng chi tiết và luôn đảm bảo các điều kiện giao hàng (Incoterms) được lựa chọn đúng theo thỏa thuận giữa các bên. Đặc biệt, nếu có bất kỳ thay đổi nào liên quan đến lô hàng, hãy cập nhật SI ngay lập tức để tránh phát sinh những vấn đề không mong muốn.
Tham khảo thêm các mẫu chứng từ trong xuất nhập khẩu logistics:
- Cách Lập Packing List – Phiếu Đóng Gói Hàng Hóa Chi Tiết
- COA Là Gì Trong Xuất Nhập Khẩu? Tất Tần Tật Bạn Cần Biết
- Mẫu Commercial Invoice Và Cách Viết
- Mẫu Hối Phiếu Vô Danh