QUY TRÌNH XUẤT NHẬP KHẨU LOGISTICS

Để xuất nhập khẩu một mặt hàng nào đó thì Doanh nghiệp cần phải thực hiện theo một quy trình xuất nhập khẩu logistics cụ thể. Dưới đây Nghiệp vụ Logistics sẽ hướng dẫn bạn 11 bước cần thực hiện trong quy trình xuất nhập khẩu logistics để xuất nhập khẩu thành công mặt hàng.

Nội dung bài viết:

04 câu hỏi đặt ra trước khi tiến hành các bước trong quy trình xuất nhập khẩu logistics

Nếu bạn không muốn gặp nhiều phát sinh về thủ tục hành chính và chi phí trong những giai đoạn sau của thương vụ thì việc đầu tiên bạn cần phải thực hiện trước khi tiến hành bất cứ bước nào trong quy trình xuất nhập khẩu là xác định mặt hàng mà bạn dự định kinh doanh và tìm kiếm thông tin cơ bản để trả lời các vấn đề sau

Mã HS của hàng hóa? Nếu chưa thể tìm được mã HS chính xác thì ít nhất bạn cần xác định hàng hóa thuộc Nhóm nào trong danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu Việt Nam xuất nhập khẩu lê ánh
Chính sách mặt hàng mà chính phủ áp dụng đối với hàng hóa đó? Bạn cần nắm được một vài quy định của chính phủ về việc xuất nhập khẩu mặt hàng này (có cần xin giấy phép của Bộ nào không, có cần đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng gì không)
Các loại thuế và thuế suất mà hàng hóa đó phải chịu? Bạn dự định nhập khẩu hàng hóa đó từ khu vực hay quốc gia nào? Khu vực đó có hiệp định thương mại nào với Việt Nam hay không? Cần những điều kiện gì để hàng nhập khẩu của bạn được nhận ưu đãi về thuế?
Có chú ý gì về thủ tục hải quan hay không? Bạn cần chuẩn bị những giấy tờ gì khi làm thủ tục hải quan, chứng từ cần thể hiện những thông tin như thế nào, chứng từ bản gốc hay bản sao…?

quy trình xuất nhập khẩu logistics

11 bước trong quy trình Xuất nhập khẩu – Logistics

Quy trình xuất nhập khẩu – logistics được chia thành 3 giai đoạn với 11 bước cụ thể như sau

GIAI ĐOẠN GIAO DỊCH, ĐÀM PHÁN

Trong giai đoạn đầu tiên giao dịch và đàm phán sẽ bao gồm 3 bước:

Bước 1. Tìm kiếm thị trường, nguồn hàng để xuất nhập khẩu

Bạn đã có sẵn đối tác để tiến hành các thương vụ đầu tiên của mình hay chưa?

Việc tìm kiếm đối tác tiềm năng sẽ được tiến hành như thế nào?

Nếu đã có một số lượng đối tác nhất định bạn vẫn nên chú ý tìm kiếm để mở rộng thêm danh sách đối tác, tránh việc quá phụ thuộc vào các đối tác hiện có

Nếu đã có thông tin liên hệ của một số đối tác, lúc này bạn bắt đầu bước giao dịch đầu tiên để hai bên trao đổi những thông tin cơ bản nhất. Bên mua có thể phải hỏi hàng nhiều nhà cung cấp khác nhau để có sự so sánh. Bên bán có thể phải báo giá cho rất nhiều đối tác tiềm năng trước khi có được đơn hàng đầu tiên

Khi hỏi hàng bên mua thường cân đối giữa các yếu tố để đưa hàng quyết định sẽ đặt hàng với nhà cung cấp nào:

Hàng hóa so với yêu cầu mua hàng có chính xác theo yêu cầu hay không?
Giá cả so với khả năng chi trả như thế nào? khóa học quản trị nhân sự tại hà nội
Thanh toán sớm hay muộn, theo phương thức nào?
Thời gian giao hàng sớm hay muộn?

Do đó bên bán cũng cần đặc biệt chú trọng để đưa ra được báo giá cạnh tranh nhất

Bước 2: Tính toán chi phí, giá thành cho lô hàng

Nếu là nhân viên Sales xuất nhập khẩu, bạn cần phải tính được giá thành cho lô hàng từ giá vốn sản xuất/thu mua và các chi phí bán hàng (như: thuế xuất khẩu, cước vận tải, lãi dự tính…)

Mục đích của việc tính toán này là để biết mình sẽ bán lô hàng với giá bao nhiêu, từ đó quyết định báo giá cho đối tác.

Công thức tính giá bán cuối cùng cho lô hàng xuất khẩu:

INV = C + f ₁ + X + F + I + N + VAT + f ₂ + …

Chú ý: Tùy theo điều kiện Incoterm 2020 (2010)được áp dụng mà các số hạng của phép tính trên = 0 hoặc > 0 đối với người xuất khẩu

Trong đó:

INV: giá trị invoice – là doanh thu mong muốn của người xuất nhập khẩu
C: giá vốn hàng hóa sau khi sản xuất – giá trị hàng đặt tại kho của người xuất khẩu
f₁: các chi phí phát sinh tại nội địa nước xuất khẩu (f1=0 nếu bán theo EXW)
X: thuế xuất khẩu (X=0 nếu bán theo điều kiện EXW)
F: cước vận tải quốc tế (nếu bên bán phải thuê vận tải)
I: phí bảo hiểm (nếu bên bán phải mua bảo hiểm)
N: thuế nhập khẩu (nếu bán theo điều kiện DDP)
VAT: thuế giá trị gia tăng (nếu bán theo điều kiện DDP)
f₂: các chi phí phát sinh tại nội địa nước nhập khẩu (nếu mua theo điều kiện DAP/DDP
Các khoản khác như lãi vay, lãi dự tính, phí ngân hàng…

Ngược lại nếu là nhân viên Purchasing nhập khẩu, bạn cần phải tính được giá thành cho lô hàng nhập khẩu từ giá được báo và các chi phí mua hàng (thuế nhập khẩu, cước vận tải, lãi vay…)

Mục đích của việc tính toán này là để biết mình sẽ mất bao nhiêu tiền để mua được hàng, từ đó ra quyết định đặt hàng với nhà cung cấp

Công thức tính giá mua cuối cùng cho lô hàng nhập khẩu

INV + f ₁ + X + F + I + N + VAT + f ₂ + … = DDP

Chú ý: Tùy theo điều kiện Incoterms được áp dụng mà các số hạng của phép tính trên = 0 hoặc > 0 đối với người nhập khẩu

Trong đó:

INV: giá trị lô hàng dự tính trong chứng từ (là bên bán thể hiện trong báo giá)
f₁: các chi phí phát sinh tại nội địa nước xuất khẩu (f1=0 nếu mua theo EXW)
X: thuế xuất khẩu (X=0 nếu mua theo điều kiện EXW)
F: cước vận tải quốc tế (nếu bên mua phải thuê vận tải)
I: phí bảo hiểm (nếu bên mua phải mua bảo hiểm)
N: thuế nhập khẩu (nếu mua theo điều kiện DDP)
VAT: thuế giá trị gia tăng (VAT = 0 nếu mua theo điều kiện DDP)
f₂: các chi phí phát sinh tại nội địa nước nhập khẩu (nếu bán theo điều kiện DAP/DDP
Các khoản khác như lãi vay, phí ngân hàng…
DDP: tổng giá trị hàng hóa khi đưa được về đến kho của người nhập khẩu

Bước 3: Đàm phán và ký kết hợp đồng

Song song với việc tính toán giá thành cho lô hàng, người Sales và Purchasing có thể tiến hành đàm phán với đối tác để có được các điều khoản có lợi cho mình trong hợp đồng ngoại thương

Để đàm phán hiệu quả các bên phải nắm rõ lợi thế/ bất lợi của mình so với các đối thủ cạnh tranh cũng như so với đối tác.

Sau khi đạt được sự cân đối giữa 03 yếu tố quan trọng trong xuất nhập khẩu hàng đó là: hàng hóa, giá cả, thời gian giao hàng thì 2 bên sẽ chốt đơn hàng và tiến hành ký kết hợp đồng theo các điều khoản đã đàm phán

GIAI ĐOẠN TRƯỚC GIAO HÀNG

Trong giai đoạn đầu tiên giao dịch và đàm phán sẽ bao gồm 5 bước:

Bước 4: Làm thủ tục thanh toán

Ngay sau khi ký kết hợp đồng, tùy vào phương thức thanh toán mà bên mua sẽ phải thực hiện chuyển tiền (thường là tạm ứng một phần giá trị hợp đồng) hoặc mở Thư tín dụng cho bên bán hoặc kết hợp cả hai phương thức thanh toán này.

Cũng có những trường hợp việc chuyển tiền hoặc mở L/C được cho phép thực hiện vào thời điểm ngay trước khi giao hàng. Bên mua cân nhắc thời gian chuyển tiền hoặc mở L/C để đảm bảo không ảnh hưởng tới thời gian giao hàng

Đối với khách hàng thân quen và có uy tín tốt bên bán có thể áp dụng điều kiện thanh toán sau khi giao hàng một thời gian nhất định hoặc cho phép thanh toán vào một ngày nhất định hàng tháng đối với các khách hàng thường xuyên

Việc thanh toán sau như thế hầu như chỉ sử dụng phương thức chuyển tiền mà ít khi sử dụng L/C trả chậm

Bước 5: Thuê vận tải

Tùy vào điều kiện Incoterms mà bên bán hoặc bên mua sẽ chịu trách nhiệm thuê vận tải cho lô hàng. Theo số lượng, khối lượng, thể tích và đặc tính của hàng hóa mà có thể cân nhắc các phương thức vận tải đường biển, đường hàng không…

Đôi khi do tình huống cấp bách bên mua không kịp thuê vận tải thì có thể nhờ bên bán thuê giúp (vì bên bán thường xuyên xuất khẩu nên có những hãng vận tải quen thuộc) trong khi bên mua vẫn là người trả cước phí vận tải theo đúng Incoterms quy định.

Việc thuê vận tải, lưu cước đòi hỏi có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông tin về tình hình thị trường và tinh thông các điều kiện lưu cước. Vì vậy, trong nhiều trường hợp, công ty xuất nhập khẩu thường ủy thác việc thuê tàu, lưu cước cho một công ty forwarder có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn hơn

Bước 6: Mua bảo hiểm

Việc mua bảo hiểm có thể phát sinh hoặc không tùy vào quyết định của hai bên (chủ yếu là quyết định do bên nhập khẩu). Thông thường các công ty xuất nhập khẩu chỉ mua bảo hiểm với hàng đi bằng đường biển và có giá trị tương đối lớn

Khi ký kết hợp đồng bảo hiểm, cần nắm vững các điều kiện bảo hiểm, có 3 điều kiện bảo hiểm chính: bảo hiểm mọi rủi ro (điều kiện A), bảo hiểm có bồi thường tổn thất riêng (điều kiện B), bảo hiểm miễn bồi thường tổn thất riêng (điều kiện C). Ngoài ra, còn có một số điều kiện bảo hiểm đặc biệt khác nhau như bảo hiểm chiến tranh, đình công, bạo động

Bước 7: Xin giấy phép xuất nhập khẩu

Giấy phép xuất nhập khẩu là vấn đề quan trọng đầu tiên về mặt pháp lý để tiến hành các khâu trong quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Theo chính sách mặt hàng, đối với một số hàng hóa Chính phủ quy định phải xin giấy phép của bộ chủ quản trước khi xuất nhập khẩu

Các bên sẽ phải làm hồ sơ xin giấy phép xuất nhập khẩu chậm nhất là trước khi mở tờ khai hải quan. Bạn cần cân nhắc thời gian bộ chủ quản xem xét hồ sơ và cấp phép để không làm ảnh hưởng đến tiến độ thông quan lô hàng

Nếu thường xuyên xuất/nhập hàng với đối tác quen thuộc (cùng mặt hàng, cùng xuất xứ…) thì bạn có thể xin giấy phép 1 lần và sử dụng nhiều lô hàng tiếp theo

Xem thêm:

Bước 8: Kiểm dịch, hun trùng/điểm định/kiểm tra chuyên ngành

Cũng tùy thuộc vào chính sách mặt hàng mà có thể bên bán phải làm thủ tục kiểm dịch hoặc hun trùng vào lô hàng. Thông thường việc này là bắt buộc đối với hàng hóa có nguồn gốc động vật, thực vật như (lúa gạo, hoa quả, đồ gỗ…) Trong trường hợp bên mua cần bên bán chứng minh về chất lượng/ số lượng hàng hóa sẽ được giao (thường thuê công ty dịch vụ kiểm định uy tín thực hiện) thì bên bán sẽ kết hợp với công ty dịch vụ tiến hành công việc kiểm định lô hàng và được cấp giấy chứng nhận chất lượng/số lượng để giao cho bên mua

Có những trường hợp cần thiết, doanh nghiệp không muốn lưu hàng ở cửa khẩu để chờ kiểm tra chuyên ngành thì có thể xin đưa hàng về bảo quản tại kho riêng để đảm bảo chất lượng hàng hóa sau đó mới tiến hành kiểm tra chuyên ngành và thông quan nhập khẩu

GIAI ĐOẠN GIAO HÀNG

Trong giai đoạn đầu tiên giao dịch và đàm phán sẽ bao gồm 3 bước:

Bước 9: Chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Bộ chứng từ được bên bán sử dụng để làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu và gửi cho bên mua để họ sử dụng làm thủ tục hải quan nhập khẩu. Ngoài ra bộ chứng từ còn sử dụng vào các nghiệp vụ xin cấp C/O, xin giấy phép, kiểm dịch, kiểm tra chất lượng… nếu phát sinh các nghiệp vụ này đối với lô hàng

Bên bán thường phải chuẩn bị bộ chứng từ theo yêu cầu của bên mua (ngoài các chứng từ bắt buộc thì có những chứng từ chỉ phát hành khi có yêu cầu). Đặc biệt nếu thương vụ sử dụng L/C thì bên bán phải bám sát các yêu cầu về chứng từ trong nội dung L/C để đảm bảo được thanh toán

Thông thường sau khi giao hàng bên bán gửi bộ chứng từ cho bên mua, việc gửi chứng từ này thường được các công ty sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế để đảm bảo an toàn thông tin. Có thể gửi trực tiếp từ bên bán đến bên mua (nếu thanh toán bằng T/T) hoặc thông quan qua ngân hàng phát hành (nếu thanh toán bằng L/C)

Thật ra không phải đến tận thời điểm này việc gửi/ nhận chứng từ mới diễn ra. Ngay từ khi mỗi chứng từ được bên bán soạn thảo và phát hành, bên bán đã nên gửi trước bản nháp/ bản scan qua email cho bên mua tham khảo. Sau khi hàng thực sự được giao, bên bán thu thập lại toàn bộ chứng từ liên quan đến lô hàng (theo quy định của hợp đồng hoặc L/C) và chính thức gửi bộ chứng từ cho bên mua. Nên gửi một bản scan toàn bộ chứng từ qua email để bên mua xem và xác nhận trước khi gửi bản gốc đi.

Về cơ bản mỗi một lô hàng xuất nhập khẩu phải có một bộ chứng từ đi kèm để phản ánh các thông tin liên quan đến lô hàng đó. Như vậy, nếu một hợp đồng phát sinh nhiều lần giao hàng thì hợp đồng đó sẽ có nhiều bộ chứng từ tương ứng với số lần giao hàng

Bước 10: giao nhận hàng hóa

Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan xuất khẩu, lô hàng sẽ được chính thức rời cửa khẩu và được vận tải về nước nhập khẩu. Bên bán nên thông báo kịp thời cho bên mua các thông tin liên quan đến lô hàng hoặc gửi sớm các chứng từ đã có (gửi trước bản scan qua email) để bên mua xem trước chứng từ và có thể phát sinh việc sửa đổi/ cấp lại chứng từ nếu cần

Khi hàng sắp tới cửa khẩu, bên mua sẽ nhận được thông báo hàng đến (Arrival Notice) từ đại lý của công ty vận tải để chuẩn bị các thủ tục cần thiết cho việc nhận hàng. Bên mua sẽ chính thức được nhận lô hàng từ cảng đến và đưa về kho của mình sau khi đã hoàn thành các thủ tục hành chính liên quan như: thủ tục hải quan, kiểm tra chuyên ngành, nộp thuế…

Bước 11: Thực hiện thủ tục hải quan

Việc làm thủ tục hải quan có thể do công ty tự thực hiện hoặc thuê công ty Forwarder để công việc được suôn sẻ, thuận lợi hơn. Đa phần các công ty xuất nhập khẩu thường thuê chính công ty cung cấp dịch vụ vận tải quốc tế cho mình thực hiện mở tài khai cho chính lô hàng đó

Đan xen với công việc thuê vận tải, xin giấy phép… bên bán cũng chuẩn bị hồ sơ để tiến hành mở tờ khai xuất nhập khẩu cho lô hàng. Việc khai hải quan cần kịp thời, chính xác để tránh gây chậm trễ tiến độ hàng rời khỏi cảng xuất khẩu

Bên mua chuẩn bị các chứng từ cần thiết và tiến hành mở tờ khai hải quan cho lô hàng nhập khẩu. Thông thường các công ty có thể tiến hành mở tờ khai hải quan nhập khẩu ngay cả khi lô hàng vẫn chưa tới cảng đến. Tuy nhiên cũng cần chú ý không nên mở tờ khai quá sớm dẫn đến tình trạng phải hủy tờ khai nếu hàng đến muộn.

Xem thêm:

Để gặp thuận lợi trong quá trình làm xuất nhập khẩu bạn chú ý nắm rõ 11 bước trong quy trình xuất nhập khẩu – Logistics trên nhé!

Để nắm rõ hơn các nghiệp vụ xuất nhập khẩu, Logistics bạn có thể tham gia các khoá học xuất nhập khẩu thực tế để được chia sẻ các kiến thức từ những người có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề. Chúng tôi cũng có nhiều chia sẻ về học xuất nhập khẩu ở đâu tốt để bạn tham khảo, mong rằng hữu ích với bạn.