Quy Trình Nhập Khẩu Chi Tiết - Chứng Từ Cần Có Là Gì?

Quy trình nhập khẩu chi tiết – chứng từ cần có là gì? Đây là nghiệp vụ quan trọng mà bất kỳ ai tham gia ngành xuất nhập khẩu cũng cần phải biết. Nghiệp vụ logistics sẽ thông tin chi tiết về bộ chứng từ cần chuẩn bị, từng bước thực hiện trong quá trình nhập khẩu để bạn có thể nắm bắt và hiểu rõ, áp dụng vào công việc.

Nội dung bài viết:

1. Quy trình nhập khẩu hàng hóa chi tiết

Để nhập khẩu hàng hóa xuất nhập khẩu vào Việt Nam, cần tiến hành qua các bước sau đây:

Bước 1: Tìm hiểu về chính sách mặt hàng

Trước khi nhập khẩu hàng hóa, bạn cần tìm hiểu kỹ lưỡng xem loại hàng hóa đó có được phép nhập khẩu không, có nằm ngoài danh mục hàng cấm nhập khẩu hay hạn chế nhập khẩu không trước khi tiến hành ký kết hợp đồng.

Tìm hiểu qua các thông tư nghị định xem cần chuẩn bị những chứng từ nào, các quy định về kiểm tra chuyên ngành có liên quan để thực hiện.

Bước 2: Ký kết hợp đồng ngoại thương

Hai bên thỏa thuận, đàm phán rõ ràng các điều khoản trong hợp đồng ngoại thương về giá cả, số lượng, chất lượng, điều khoản thanh toán, điều kiện giao hàng… Cần ràng buộc các điều khoản một cách chắc chắn, tránh những tranh chấp, rủi ro phát sinh.

Bước 3. Kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu

Nhà nhập khẩu chuẩn bị một số chứng từ nhập khẩu cần thiết và yêu cầu nhà xuất khẩu gửi chứng từ khác, tiếp nhận chứng từ và kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trên chứng từ, đảm bảo độ chính xác. Nếu có bất kỳ sai sót gì, báo ngay cho nhà xuất khẩu để chỉnh sửa và có biện pháp khắc phục.

Bộ chứng từ nhập khẩu thường có những chứng từ cần thiết gồm: Invoice, Packing list, Bill of lading, C/O (nếu có), các chứng từ khác phục vụ cho kiểm tra chuyên ngành (nếu có).

Quy Trình Nhập Khẩu

Bước 4: Kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Sau khi nhận được giấy báo hàng đến (A/N) nhà nhập khẩu xem xét hàng hóa có cần xin giấy phép kiểm tra chuyên ngành không, nếu có bắt buộc phải thực hiện để hàng hóa được nhập khẩu.

Kiểm tra chuyên ngành thường gồm: giấy kiểm định thực vật, giấy kiểm định động vật, …

Bước 5: Khai báo hải quan và thông quan hàng hóa

Với bộ chứng từ nhập khẩu đã chuẩn bị từ trước, doanh nghiệp tiến hành khai báo hải quan trên phần mềm điện tử Ecus. Tùy theo kết quả phân luồng hải quan (3 trường hợp), mà tiến hàng xử lý các bước tiếp theo.

+ Luồng xanh: Tờ khai được thông quan bình thường.

+ Luồng vàng: Hải quan kiểm tra hồ sơ giấy, bộ chứng từ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Nếu hàng hóa khai báo trên tờ khai phù hợp với chứng từ thì tờ khai sẽ được thông quan.

+ Luồng đỏ: Hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ giấy kết hợp cả kiểm tra thực tế hàng hóa. Doanh nghiệp xuất trình hàng hóa cho Hải quan xem hàng hóa thực tế phù hợp chứng từ, đúng như khai báo chưa, nếu thông tin khớp nhau thì tờ khai được thông quan.

Bước 6: Nộp thuế và hoàn tất thủ tục hải quan.

Tờ khai được thông quan, doanh nghiệp tiến hành nộp các loại thuế, phí xuất nhập khẩu cần thiết để hoàn tất thủ tục hải quan.

Bước 7: Lấy hàng

Nhà nhập khẩu tiến hành thủ tục lấy hàng tại cảng, khai báo eport (nếu có), thanh lý hải quan, đưa hàng về kho của doanh nghiệp. Trường hợp hàng container, nhà nhập khẩu mang container rỗng trả về Depot.

>> Xem thêm:

Quy Trình Nhập Khẩu Bằng Đường Hàng Không – 8 Bước Chi Tiết

Quy trình nhập khẩu lô hàng bằng đường biển

2. Bộ chứng từ nhập khẩu hàng hóa cần có là gì?

2.1 Chứng từ nhập khẩu bắt buộc

Với một bộ chứng từ nhập khẩu hàng hóa, bắt buộc phải có những chứng từ sau:

– Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại), Packing list (danh sách hàng hóa):

– Vận đơn – Bill of lading, Seaway Bill

– Thông báo hàng đến – Arrival notice (A/N): Là chứng từ gửi từ nhà vận chuyển (hãng tàu, airline, FWD) nhằm thông báo lô hàng nhập sắp tới.

– Tờ khai Hải quan Nhập khẩu

– Lệnh giao hàng – Delivery order (D/O)

>> Xem thêm: Bộ chứng từ nhập khẩu gồm những gì?

2.2 Chứng từ nhập khẩu theo từng trường hợp

– Giấy phép Nhập khẩu

– Giấy Chứng nhận Kiểm dịch thực vật nhập khẩu: thông thường hàng hóa có nguồn gốc thực vật như nông sản, gỗ, thức ăn chăn nuôi… sẽ phải làm kiểm dịch.

– Kiểm dịch động vật nhập khẩu

– Bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất MSDS

– Chứng nhận xuất xứ hàng hóa Certificate of Origin (C/O): thể hiện nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa nhập khẩu, có ảnh hưởng đến thuế nhập khẩu của hàng hóa.

– Chứng từ bảo hiểm

3. Một số lưu ý trong việc kiểm tra chứng từ để quy trình nhập khẩu diễn ra suôn sẻ.

– Đảm bảo tính chính xác: Tất cả thông tin trên chứng từ phải phản ánh đúng nội dung của L/C, hợp đồng thương mại và thực tế lô hàng. Bất kỳ sai lệch nào về số lượng, mô tả hàng hóa, đơn giá hoặc điều kiện giao dịch đều có thể gây ra tranh chấp và ảnh hưởng đến quá trình thanh toán.

– Kiểm tra sự đầy đủ của bộ chứng từ: Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng tất cả các loại chứng từ bắt buộc theo hợp đồng hoặc thư tín dụng (L/C) đều được chuẩn bị đầy đủ. Việc thiếu chứng từ có thể dẫn đến hàng bị giữ tại cảng hoặc gây chậm trễ trong quá trình thông quan và thanh toán.

– Đảm bảo tính đồng nhất giữa các chứng từ: Nội dung trên các tài liệu như hóa đơn thương mại (Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), vận đơn (Bill of Lading) cần nhất quán về thông tin người mua, người bán, mô tả hàng hóa, số lượng và điều kiện giao hàng. Những khác biệt nhỏ có thể khiến ngân hàng từ chối thanh toán hoặc hải quan nghi ngờ tính hợp lệ của lô hàng.

– Tránh sai sót về nghiệp vụ: Một số doanh nghiệp không nắm vững quy định của L/C và UCP (Quy tắc và Thực hành Thống nhất về Tín dụng Chứng từ), dẫn đến việc lập chứng từ sai lệch hoặc không đáp ứng yêu cầu của L/C. Không xuất trình chứng từ đúng thời gian quy định hoặc gửi thiếu số bản theo yêu cầu có thể làm mất hiệu lực của bộ chứng từ.

– Kiểm tra lỗi chính tả, định dạng và thông tin trên chứng từ:

Lỗi đánh máy, in ấn, sai chính tả trên chứng từ quan trọng như tên hàng, đơn vị tính, tên công ty có thể làm chậm trễ thanh toán hoặc bị yêu cầu chỉnh sửa.
Các sai sót về cách trình bày chứng từ (ví dụ: không ký tên đúng vị trí, định dạng sai so với yêu cầu của ngân hàng hoặc cơ quan hải quan) cũng có thể gây ảnh hưởng đến quá trình xử lý hồ sơ.

– Xác minh tính hợp lệ và thống nhất của thông tin giữa các chứng từ:

Đảm bảo không có mâu thuẫn giữa nội dung trên chứng từ vận chuyển, hóa đơn, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) và các tài liệu liên quan khác.

Trên đây Nghiệp vụ Logistics đã thông tin chi tiết tới bạn về quy trình nhập khẩu chi tiết, chứng từ cần có trong quá trình nhập khẩu hàng hóa. Hy vọng sẽ hữu ích cho công việc của bạn.

Nếu bạn muốn nhanh chóng nắm bắt các quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa, thực hành trên các bộ chứng từ thực tế để nhanh chóng vận dụng vào thực tế công việc, hãy tham gia các khóa học xuất nhập khẩu ngắn hạn tại các trung tâm đào tạo uy tín để nắm bắt kiến thức trong ngành này.

Nếu bạn có thắc mắc về các vấn đề trong ngành xuất nhập khẩu, hãy đặt câu hỏi tại diễn đàn xuất nhập khẩu Việt Nam để nhận câu trả lời từ các chuyên gia.

Rate this post