Hệ thống quản lý kho hàng WMS là gì? Có những chức năng, lợi ích nào? Đây là một hệ thống quản lý kho hàng mới trong thời đại 4.0 giúp doanh nghiệp quản lý kho một cách dễ dàng hơn bao giờ hết. Nghiệp vụ logistics sẽ giúp bạn hiểu rõ về WMS qua bài viết sau đây.
1. Hệ thống quản lý kho hàng WMS là gì?
WMS là viết tắt của từ Warehouse Management System, đây là hệ thống phần mềm quản lý kho hàng của doanh nghiệp. Hệ thống này ghi nhận việc hàng hóa nhập kho, xuất kho, di chuyển trong kho, tình trạng hàng hóa, tên khách hàng,… giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa kho được tốt hơn, giảm thiểu sai sót, tối ưu hóa chi phí.
Hệ thống quản lý kho hàng WMS giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kho bãi, quản lý kho hàng, các hoạt động kho hàng một cách hiệu quả, thông tin tồn kho luôn được cập nhật chính xác.

2. Chức năng chính của Hệ thống quản lý kho hàng WMS
Hiểu theo một cách đơn giản nhất, WMS giúp lưu trữ thông tin, dữ liệu về những hoạt động trong kho trên hệ thống máy tính, qua đó người quản lý có thể theo dõi những hoạt động bên trong doanh nghiệp, kết xuất thông tin, lập báo cáo được nhanh chóng, dễ dàng hơn.
Bên cạnh đó, hệ thống quản lý kho hàng WMS hiện đại tạo thêm những giá trị mà công tác quản lý vận tải và quản lý kho theo cách thủ công không thể làm được, qua đó nâng cao hiệu năng, tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
Cụ thể WMS có những chức năng quan trọng sau:
– Quản lý nhập hàng (Receiving):
Hàng hóa đưa vào kho được quản lý chặt chẽ thông tin trên hệ thống WMS về số lượng, chủng loại, kích thước, chất lượng, thời gian nhập hàng, hạn sử dụng… để theo dõi một cách khoa học. Hàng hóa được nhập vào và phân loại theo mã vạch, mã QR, giúp kiểm soát hàng hóa thuận tiện.
– Lưu trữ hàng hóa
Với WMS, thông qua việc tính toán khối lượng, kích thước, người quản lý kho có thể tận dụng tốt nhất diện tích, không gian của kho để tăng lượng hàng lưu giữ trong kho. Từ đó sắp xếp hàng hóa một cách khoa học nhất, thuận tiện cho việc lấy hàng nhất.
– Quản lý tồn kho (Inventory Management):
Hệ thống quản lý kho hàng WMS thông minh giúp cho doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát được lượng hàng tồn kho, tình trạng hàng hóa, hạn sử dụng của hàng hóa tốt hơn bao giờ hết.
– Xử lý đơn hàng (Order Fulfillment):
Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách nhanh chóng, lên kế hoạch thực hiện đơn hàng chính xác với nhu cầu của khách hàng. Quản lý việc lấy hàng, xuất hàng một cách khoa học, thuận tiện.
– Quản lý lao động
Hệ thống quản lý kho hàng WMS giúp doanh nghiệp phân công công việc cho nhân viên kho một cách hợp lý, đánh giá chính xác được hiệu suất làm việc từ đó đưa ra cách thức quản lý lao động tối ưu.
>> Tham khảo: Học Xuất Nhập Khẩu Ở Đâu Tốt Nhất
3. Lợi ích của việc sử dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS
- Tối ưu hóa không gian kho: WMS giúp quản lý kho tính toán, sắp xếp hàng hóa một cách tối ưu nhất về không gian, tận dụng tối đa diện tích kho bãi.
- Giảm thiểu sai sót: việc quản lý hàng hóa bằng mã vạch, cập nhật và quản lý thông tin trên hệ thống thông minh góp phần giảm thiểu tối đa sai sót trong quy trình nhập, xuất hàng so với làm thủ công trước đây.

- Cải thiện hiệu suất làm việc: Quy trình được chuẩn hóa, giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn, tránh những thao tác thủ công, tối ưu năng suất lao động và thế mạnh của từng lao động.
- Quản lý hàng tồn kho chính xác, cập nhật thông tin theo thời gian thực, kiểm soát hàng tồn kho chính xác, luôn đảm bảo lượng hàng tồn kho duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh. WMS hỗ trợ quyết định kinh doanh kịp thời.
- Nâng cao dịch vụ khách hàng: thông qua hệ thống quản lý hàng tồn kho WMS, đơn hàng của khách được đáp ứng nhanh chóng, chính xác, tăng sự hài lòng của khách hàng, tạo đà phát triển cho doanh nghiệp.
>> Xem thêm: Hướng dẫn cách quản lý kho hàng và quản trị hàng tồn kho
4. Thực trạng hệ thống quản lý kho hàng WMS tại Việt Nam
Tại Việt Nam, WMS cũng đã được nhiều doanh nghiệp ứng dụng vào quản lý kho hàng. Tuy nhiên, hệ thống quản lý kho hàng WMS vẫn có khá mới ở Việt Nam, mới chỉ có một số ít doanh nghiệp sử dụng hiệu quả hệ thống này dẫn đến hiệu suất quản lý kho chưa đạt mức tối ưu. Theo Báo cáo Công nghiệp năm 2023, chỉ 15% doanh nghiệp hoàn toàn tự động hóa quản lý kho, nhưng hơn 83% đang lên kế hoạch đầu tư vào công nghệ trong 5 năm tới.
Việc ứng dụng WMS còn nhiều hạn chế một phần là do hạ tầng còn hạn chế, chi phí đầu tư ban đầu cho WMS khá cao, việc tích hợp các hệ thống hiện có của doanh nghiệp với WMS còn nhiều hạn chế và cần nguồn nhân lực chất lượng cao để tham gia vào quản lý hệ thống WMS này.
Tuy nhiên với những lợi ích mà WMS mang lại cho doanh nghiệp về hiệu quả, lợi thế cạnh tranh và nhất là trong thời kỳ chuyển đổi công nghệ số này các doanh nghiệp vẫn nên ưu tiên đẩy mạnh nghiên cứu và lựa chọn giải pháp WMS tối ưu để tối đa hóa hiệu quả kho bãi và duy trì sức cạnh tranh.
>> Tham khảo: Nhân Viên Xuất Nhập Khẩu Làm Gì? Kỹ Năng Cần Có
5. Phân loại hệ thống WMS
Tùy theo chức năng và cấu trúc nền tảng hệ thống quản lý kho hàng WMS được phân loại thành:
– Hệ thống WMS độc lập
Đây là hệ thống chỉ tập trung vào nhiệm vụ quản lý kho về số lượng, chủng loại, báo cáo tồn kho, nhập – xuất hàng hóa. Ít tốn chi phí hơn và thích hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, chỉ tập trung vào quản lý kho hàng.
– Hệ thống WMS tích hợp
Ngoài chức năng chính về quản lý kho hàng WMS sẽ tích hợp với các hệ thống khác, liên kết với các bộ phận sản xuất, tài chính kế toán… liên kết dữ liệu giữa các bộ phận này, phục vụ cho việc quản lý hoạt động tổng thể trong doanh nghiệp, giúp chủ doanh nghiệp đưa ra những kế hoạch, quyết định toàn diện, hiệu quả nhất.
– Hệ thống WMS đám mây
Với hệ thống quản lý kho hàng WMS đám mây này doanh nghiệp không cần tốn nhiều chi phí cài đặt ban đầu, chỉ tốn chi phí lưu trữ quản lý dữ liệu trên đám mây. Tất cả dữ liệu của khách hàng sẽ được vận hành, lưu trữ trên đám mây, linh hoạt dễ mở rộng quy mô.
– Hệ thống WMS tại chỗ
Khách hàng cần cài đặt cả phần cứng phần mềm của hệ thống, chỉ cần bỏ ra chi phí đầu tư ban đầu và tự quản lý, lưu trữ, duy trì phần mềm. Tuy nhiên với mô hình WMS tại chỗ không linh hoạt trong việc tăng giảm quy mô, doanh nghiệp cần tự bảo trì hệ thống.
Trên đây Nghiệp vụ logistics đã thông tin chi tiết tới bạn về hệ thống quản lý kho hàng WMS với đặc điểm, lợi ích và phân loại WMS chi tiết. Hy vọng bài viết đã cho bạn cái nhìn toàn cảnh về WMS, giúp doanh nghiệp bạn hiểu đúng, đủ và ứng dụng WMS một cách chuẩn xác vào trong hoạt động kinh doanh của mình.
Học hỏi kinh nghiệm thực tế và phát triển kiến thức tại diễn đàn xuất nhập khẩu, nơi dành cho những người làm nghề chuyên sâu.