Trong xuất nhập khẩu, tờ khai hải quan là gì? Đây một chứng từ vô cùng quan trọng, bất kì một mặt hàng nào muốn xuất hay nhập khẩu đều phải có tờ khai hải quan để làm thủ quan hải quan và xuất hoặc nhập sang nơi khác. Hiện nay, thông qua phần mềm doanh nghiệp đã có thể truyền tờ khai báo hải quan một cách đơn giản hơn và tiết kiệm thời gian hơn.
Vậy bạn có biết cách sử dụng các phần mềm khai báo hải quan điện tử hay chưa? Thông qua bài viết này, chúng ta cùng tìm hiểu nhé.
Tham khảo: Khóa học khai báo hải quan điện tử được đánh giá tốt nhất
1. Phần mềm khai báo hải quan là gì?
Phần mềm khai báo hải quan là phần mềm được cài đặt trên máy tính, nó được chế tạo ra dành riêng cho ngành vận tải với tính năng giúp các doanh nghiệp điền đầy đủ thông tin cần thiết trong tờ khai báo hải quan và gửi dữ liệu tờ khai này đến các cơ quan hải quan. Và từ đó, cơ quan hải quan sẽ có trách nhiệm xem xét, kiểm duyệt, phê chuẩn việc thông quan cho lô hàng hóa.
Phần mềm khai báo hải quan là một sáng chế tuyệt vời giúp chúng ta có thể thực hiện ở bất kỳ đâu, với điều kiện máy tính có kết nối mạng internet, và nó không bắt buộc phải gửi trong giờ hành chính. Tuy nhiên, với những lô hàng bắt buộc phải kiểm tra chứng từ giấy tờ, hoặc kiểm tra ngoài thực tế, thì người khai vẫn cần phải làm việc vào giờ hành chính cùng với cán bộ hải quan, dù vậy thì thời gian vẫn sẽ được rút ngắn lại.
Khai báo hải quan bằng phần mềm sẽ làm giảm thiểu thời gian và chi phí cho doanh nghiệp và hải quan. Đồng thời, còn giúp hải quan giảm bớt khối lượng công việc.
2. Các phần mềm khai báo hải quan điện tử
Hiện nay có rất nhiều phần mềm khai báo hải quan điện tử được chế tạo ra, ví dụ như:
– Phần mềm Ecus: đây là phần mềm được Công Ty TNHH Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn phát triển và đã được xác nhận hợp chuẩn cho phiên bản khai từ xa và thông quan điện tử từ Cục CNTT Tổng Cục Hải quan. Phần mềm đã đưa vào triển khai và áp dụng rộng rãi trong cộng đồng các doanh nghiệp kể từ năm 2002 và đã đạt được nhiều giải thưởng quý giá cho sản phẩm phần mềm ưu việt.
– Hệ thống VNACCS/VCIS: đây là phần mềm thông quan hàng hóa tự động được cung cấp miễn khí, doanh nghiệp không cần chi trả bất kỳ khoản khí nào cho phần mềm này. Nó là sự kết hợp giữa VNACCS (viết tắt của Vietnam Automated Cargo Clearance System) được sử dụng để thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu và VCIS (viết tắt là Vietnam customs Intelligence Information System), chủ yếu phục vụ công tác quản lý rủi ro và còn giám sát nghiệp vụ của cơ quan hải quan.
– Phần mềm FPT.TQDT: đây là sản phẩm của tập đoàn FPT, được Cục CNTT và Thống kê Hải quan- Tổng cục Hải quan công nhận vào ngày 31/12/2009. Nó là phần mềm phục vụ khai hải quan trong trong thủ tục hải quan điện tử với nhiều chức năng nổi bật, hỗ trợ doanh nghiệp khi thực hiện Thủ tục hải quan điện tử.
– Phần mềm khai báo Hải quan trực tuyến – CDS Live: đây là phần mềm tiện lợi, dễ dàng khai báo với bất kỳ loại khai báo theo yêu cầu của Hải quan, và giúp kết nối trực tiếp với Hải quan nhiều quốc gia trên thế giới để truyền tờ khai hải quan.
3. Cách sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử
Nhìn chung thì cách sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử khá đơn giản, chúng ta lấy ví dụ phần mềm khai báo hải quan ECUS5
– Hướng dẫn cài đặt phần mềm khai báo điện tử ECUS5, có 2 cách:
+ Tự cài đặt:
- Đầu tiên cũng là bước quan trọng nhất chính là đọc hướng dẫn sử dụng trước khi cài đặt
- Kiểm tra xem máy tính cần cài đặt win mấy
- Truy cập vào đường link: https://thaison.vn/tai-phan-mem/ecus-2018
- Cuối cùng là tải bản phù hợp với máy tính của mình.
+ Nhờ công ty Thái Sơn cài đặt, đây là cách nhanh chóng nhất
- Tải phần mềm Teamviewer/Ultraviewer, khởi động phần mềm
- Liên hệ công ty Thái Sơn nhờ cài đặt, sđt: 19004767 – 19004768
- Cung cấp ID và PASS để kỹ thuật bên Thái Sơn kết nối và hỗ trợ
- Sau đó chờ đợi, tùy theo máy cần cài đặt nhanh hay chậm, thông thường tầm 15 phút.
– Cách sử dụng phần mềm khai báo hải quan ECUS5
Sau khi cài đặt phần mềm sau bạn click vào biểu tượng E5
Sau đó đăng nhập, khi đăng nhập bạn không cần phải cài đặt mật khẩu vì hệ thống đã giúp bạn cài đặt
Chúng ta bắt đầu khai báo hải quan cho doanh nghiệp theo các bước cụ thể sau đây:
– Bước đầu tiên: bạn cần thiết lập tên cho doanh nghiệp
+ Nhấp chọn mục “Danh mục” -> “Doanh nghiệp”
+ Khai báo doanh nghiệp: bạn nhập thêm mới trước sau đó điền STT, mã doanh nghiệp, tên doanh nghiệp, địa chỉ và điện thoại, số fax. Sau đó chọn “Ghi” để lưu thông tin.
+ Tiếp đến ấn mục “Hệ thống”, chọn “7.1 Danh sách khách hàng (với đại lý)” để nhập thông tin doanh nghiệp và thông tin tài khoản người sử dụng VNACCS
»»»» Review Khóa Học Logistics Ở Đâu Uy Tín Nhất
Bộ tài khoản của VNACCS gồm có 4 thông số đó là:
- User code ( Mã người sử dụng)
- Password (Mật khẩu)
- Terminal ID (Mã thiết bị đầu cuối)
- Terminal access key (Khóa truy cập)
Khi bạn đăng ký mua USB TOKEN của công ty Thái Sơn, thì phía nhà cung cấp sẽ tạo sẵn cho bạn tài khoản này và bạn chỉ cần nhập thông tin vào phần mềm là được. Sau khi nhập xong bạn bấm chọn “GHI” để lưu lại thông tin.
– Bước thứ hai: Thiết lập thông số VNACCS
Bạn vào mục “Hệ thống” chọn “1. Thiết lập thông số khai báo VNACCS” để thiết lập thông số VNACCS cũng như chọn đúng chi cục hải quan mà bạn cần khai báo tờ khai hải quan.
Sau khi đã thiết lập xong, bạn hãy bắt đầu vào khai báo tờ khai hải quan
– Bước thứ ba: Khai báo tờ khai hải quan điện tử (Khai tờ khai nhập khẩu)
Bạn ấn vào “Tờ khai hải quan” -> “Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA)”
- Khai tab “Thông tin chung 1”
- Khai tab “ thông tin chung 2”
- Khai tab danh sách hàng
– Bước thứ tư: Truyền tờ khai hải quan điện tử để được cấp số và phân luồng tờ khai
Bạn ấn chọn “Khai trước thông tin tờ khai (IDA)” -> “3.Khai chính thức tờ khai (IDC)” -> “4. Lấy kết quả phân luồng, thông quan”
– Bước thứ năm: Khai báo danh sách Container cho tờ khai
Trong tab “Kết quả xử lý tờ khai” -> “Khai báo danh sách Container cho tờ khai” -> Điền đầy đủ thông tin, rồi chọn “Ghi” -> Khai báo->”XNKB” ( trong trạng thái đã duyệt mới tính là khai báo thành công)
– Bước thứ sáu: Khai báo chứng từ
Trong tab “Quản lý tờ khai” bạn chọn khai báo các loại chứng từ theo yêu cầu của từng loại hình và từng mặt hàng cụ thể.
4. Những lưu ý khi sử dụng phần mềm khai báo hải quan
Khai báo hải quan điện tử mặc dù đem lại nhiều lợi ích và tiện lợi cho người khai, tuy nhiên cũng có một số lưu ý bạn cần phải lưu tâm:
– Khai báo sai các tiêu chí trên phần mềm VNACCS: Có một số tiêu chí bạn không thể chỉnh sửa bổ sung mà phải khai lại tờ mới, từ đó dẫn đến việc thông quan hàng hóa bị chậm trễ, làm tốn thời gian.
– Áp mã số hàng hóa (HS code) chưa chính xác: lỗi này xuất phát từ người khai báo chưa có kiến thức chuyên môn về nguyên tắc khai báo các mặt hàng, bởi vì có nhiều mặt hàng cùng loại nhưng lại có mô tả khác ở nhiều nơi. Mã số của hệ thống hài hòa thì mỗi loại hàng hóa chỉ có một mã số duy nhất, và vấn đề của người khai là chưa tìm được mã số phù hợp cho mặt hàng đó.
– Các lỗi thường gặp trên chứng từ: có thể xảy ra sai sót trong quá trình khai báo ví dụ như sai lệch điều kiện giao hàng, số lượng, trọng lượng,… Điều này đòi hỏi người khai báo hải quan phải kiểm tra kỹ bộ chứng từ đó để kịp thời phát hiện và sửa lỗi trước khi khai hải quan.
Trên đây là tất cả các thông tin về “Cách sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử” Logistics gửi đến bạn. Hy vọng bài viết này giúp ích cho học tập và cuộc sống của bạn.
Để nắm rõ hơn các nghiệp vụ xuất nhập khẩu, Logistics bạn có thể tham gia các khóa học xuất nhập khẩu thực tế để được chia sẻ các kiến thức từ những người có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề. Chúng tôi cũng có nhiều chia sẻ về học xuất nhập khẩu ở đâu tốt để bạn tham khảo, mong rằng hữu ích với bạn.
Xem thêm:
- Hiệp định thương mại tự do FTA
- Bảo hiểm hàng hóa và những điều cần biết
- Mẹo nhớ các điều khoản Incoterms 2010
- Packaging Là Gì? Sự Khác Nhau Giữa Packing Và Packaging
- Cách Lập Packing List – Phiếu Đóng Gói Hàng Hóa Chi Tiết
