Đàm Phán Hợp Đồng Ngoại Thương - Kỹ Năng Cần Có Của Sale Xuất Khẩu

Đàm phán hợp đồng ngoại thương hiệu quả sẽ mang lại sự thành công của doanh nghiệp xuất khẩu. Kỹ năng đàm phán là yếu tố quyết định trong việc chốt hợp đồng và xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng quốc tế. Nghiệp vụ logistics sẽ chia sẻ với bạn bí kíp đàm phán hợp đồng ngoại thương hiệu quả, kỹ năng cần có của sale xuất khẩu qua bài viết sau.

Nội dung bài viết:

1. Đàm phán hợp đồng ngoại thương là gì?

Đàm phán hợp đồng ngoại thương là quá trình thương thảo về các điều khoản trong hợp đồng ngoại thương giữa hai bên bên bán (doanh nghiệp xuất khẩu) và bên mua (khách hàng quốc tế).
Các điều khoản chính trong đàm phán hợp đồng ngoại thương bao gồm các điều khoản về giá cả, phương thức thanh toán quốc tế, điều kiện giao hàng (Incoterms), bảo hiểm, thanh toán, thời gian giao hàng, số lượng hàng hóa, chất lượng hàng hóa…

Đàm Phán Hợp Đồng Ngoại Thương

2. Các hình thức đàm phán hợp đồng ngoại thương của sale xuất khẩu

Có 3 hình thức đàm phán ngoại thương gồm: Đàm phán bằng gửi email, tin nhắn; Đàm phán bằng gọi điện thoại; Đàm phán bằng gặp mặt trực tiếp

2.1 Đàm phán bằng gửi email, tin nhắn

Ưu điểm:

Chi phí thấp nhất trong các hình thức đàm phán
Đàm phán với nhiều đối tác trong cùng một thời điểm
Thuận tiện chia sẻ với đối tác các hình ảnh hoặc văn bản
Tạo ra bằng chứng cho việc trao đổi giữa các bên
Không thể hiện cảm xúc của bản thân trong quá trình đàm phán

Nhược điểm:

Tốc độ phản hồi nhìn chung là chậm nhất trong các hình thức
Không biết cảm xúc của đối tác trong quá trình đàm phán

Áp dụng cho:

Các nội dung rất cụ thể, chi tiết, tiểu tiết
Các thương vụ có giá trị nhỏ
Các thương vụ thường xuyên

2.2 Đàm phán bằng gọi điện thoại

Ưu điểm:

Chi phí nhiều hơn đàm phán bằng email, tin nhắn, nhưng vẫn chấp nhận được
Tốc độ phản hồi nhanh
Biết một phần cảm xúc của đối tác trong quá trình đàm phán để dễ dàng điều chỉnh cách thức đàm phán cho phù hợp

Nhược điểm: đàm phán ngoại thương bằng gọi điện thoại cũng có những nhược điểm nhất định.

Chi phí nhiều hơn đàm phán bằng email, tin nhắn
Chỉ đàm phán với 1 đối tác tại 1 thời điểm
Không thuận tiện chia sẻ với đối tác các hình ảnh hoặc văn bản
Dựa vào khả năng giao tiếp (chủ yếu là Tiếng Anh) của người trực tiếp đàm phán
Hầu như không tạo ra bằng chứng cho việc trao đổi giữa các bên

Áp dụng cho:

Các nội dung đã trao đổi nhiều lần qua email, tin nhắn nhưng chưa thống nhất và cần giải thích rõ hơn qua điện thoại.

>> Tham khảo: Khóa học sale xuất khẩu thực chiến

2.3 Đàm phán bằng gặp mặt trực tiếp

Ưu điểm:

Tốc độ phản hồi nhanh nhất trong các hình thức đàm phán
Biết tương đối rõ cảm xúc của đối tác trong quá trình đàm phán

Nhược điểm:

Chi phí lớn nhất trong các hình thức đàm phán
Chỉ đàm phán với 1 đối tác tại 1 thời điểm
Không thuận tiện chia sẻ với đối tác các hình ảnh hoặc văn bản
Dựa vào khả năng giao tiếp (chủ yếu là Tiếng Anh) của người trực tiếp đàm phán
Trong trường hợp sử dụng phiên dịch, quá trình đàm phán sẽ mất nhiều thời gian
Hầu như không tạo ra bằng chứng cho việc trao đổi giữa các bên

Áp dụng cho:

Các nội dung mang tính nguyên tắc
Các thương vụ có giá trị lớn

>> Tham khảo: Sale Xuất Nhập Khẩu Là Gì? Kinh Nghiệm Sale Xuất Nhập Khẩu

3. Chiến lược đàm phán “win-win” của sale xuất khẩu

Chiến lược “win-win” là chiến lược được áp dụng phổ biến, Win – Win tức là tìm giải pháp mang lại lợi ích cho cả đôi bên, không chỉ tập trung vào lợi ích của mình.

Nguyên tắc chung của chiến lược đàm phán win – win

Bên ngoài: Làm cho đối tác cảm nhận được rằng họ đạt được lợi ích như họ mong muốn, lợi ích của họ được bảo đảm.
Bên trong: Đối với sale xuất khẩu thì lợi ích mà đối tác đạt được là lợi ích về hình thức, trước mắt, dễ nhìn thấy, mang tính thương vụ. Ngược lại, lợi ích về nguyên tắc bất di bất dịch, lâu dài, khó nhìn thấy, mang tính chiến lược tổng thể vẫn đàm phán để thuộc về công ty mình.

>> Xem thêm: Nghệ Thuật Đàm Phán Win Win Trong Hợp Đồng Ngoại Thương

Chiến lược đàm phán "win-win" của sale xuất khẩu

Ví dụ về chiến lược đàm phán win – win

Công ty đối tác A chuyên xuất khẩu mặt hàng Cám mì Châu Phi (African Wheat Bran Meal) về Việt Nam. Chất lượng hàng của đối tác tương đối tốt và đồng đều, họ đã XK mặt hàng này vào Việt Nam trong nhiều năm và có tên tuổi, có thể cung cấp số lượng lớn và thời gian giao hàng linh hoạt. Trên Hợp đồng mẫu gửi cho ta có 2 điều khoản:

“Payment: 10% Advance before 1-Jan-2000 and 90% DP within 3 working days from the date Original Documents are received in Buyer’s Bank” (Điều kiện thanh toán: 10% Cọc trước 1/1/2000 và 90% DP trong vòng 3 ngày làm việc từ ngày Ngân hàng của người mua nhận được bộ chứng từ gốc)

“In case of quality issues, Seller will arrange survey by an international surveyor. Based on the report, the claims and survey cost will be shared 50% by Seller and 50% by Buyer” (Trong trường hợp có vấn đề chất lượng, Người Bán sẽ yêu cầu giám định quốc tế độc lập đến thẩm định. Dựa vào Báo cáo Giám định, số tiền tổn thất VÀ chi phí giám định được phân chia 50% do Người Bán chịu và 50% do Người Mua chịu)

Ví dụ:

“Payment: 10% Advance before 1-Jan-2000 and 90% DP within 3 working days from the date Original Documents are received in Buyer’s Bank”

Theo tập quán của Việt Nam thì không mua hàng có cọc

Tuy nhiên để tạo được thế Win-Win cho 2 bên, ta chấp nhận điều khoản này vì:

Bên ngoài: Ta làm cho đối tác cảm nhận được thiện chí của ta vì chấp nhận điều khoản của họ. Họ cảm thấy lợi ích của họ được bảo đảm.

Bên trong: Đối với ta, lợi ích này là hình thức, trước mắt, dễ nhìn thấy, mang tính thương vụ: Do đối tác đã có “good reputation” xuất khẩu hàng vào Việt Nam trong nhiều năm nên xác suất đối tác không giao hàng sau khi nhận cọc là thấp.

Nguyên tắc bất di bất dịch, lâu dài, khó nhìn thấy, mang tính chiến lược tổng thể: Chấp nhận điều khoản của đối tác là ta có một nhà cung cấp hàng chất lượng tốt, đã xuất khẩu hàng vào Việt Nam trong nhiều năm và có tên tuổi, có thiện chí sẵn sàng hỗ trợ khi cần thiết.

Một nhà cung cấp tốt, ổn định, có thể cung cấp số lượng lớn và thời gian giao hàng linh hoạt có lợi hơn nhiều.

Nhà cung cấp trung bình, thiếu ổn định, chỉ cung cấp số lượng nhỏ và thời gian giao hàng hạn chế

In case of quality issues, Seller will arrange survey by an international surveyor. Based on the report, the claims and survey cost will be shared 50% by Seller and 50% by Buyer”

Thông thường thì về nguyên tắc, dựa vào Survey Report, bên nào gây ra tình trạng hàng tổn thất phải chịu 100% số tiền tổn thất và 100% chi phí giám định. Tuy nhiên để tạo được thế Win-Win cho 2 bên, ta chấp nhận điều khoản này vì:

Bên ngoài: Ta làm cho đối tác cảm nhận được thiện chí của ta vì chấp nhận điều khoản của họ. Họ cảm thấy lợi ích của họ được bảo đảm.

Bên trong: Đối với ta, lợi ích này là hình thức, trước mắt, dễ nhìn thấy, mang tính thương vụ: Do đối tác đã có “good reputation” v/v chất lượng hàng tương đối tốt và đồng đều tại Việt Nam trong nhiều năm, xác suất hàng bị tổn thất là thấp.

Nếu có tổn thất thì khối lượng tổn thất vẫn chấp nhận được trong phạm vi của ta (không cần mời Giám định). Trường hợp tổn thất nhiều đến mức phải mời Giám định, thì mức 50% vẫn chấp nhận được trong phạm vi của ta

Nguyên tắc bất di bất dịch, lâu dài, khó nhìn thấy, mang tính chiến lược tổng thể: Chấp nhận điều khoản của đối tác là ta có một Nhà cung cấp hàng chất lượng tốt, có tên tuổi, hiểu môi trường kinh doanh của Việt Nam, có thiện chí và sẵn sàng hỗ trợ khi cần thiết.

>> Xem thêm: Những lưu ý khi đàm phán giá trong hợp đồng ngoại thương

4. Cần phải chuẩn bị những gì để đàm phán ngoại thương win – win thành công

Để đạt được kết quả tốt nhất trong đàm phán ngoại thương, đặc biệt là phương án win-win, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng theo các bước sau:

– Tìm hiểu, nghiên cứu Khách hàng, Nhà cung cấp (biết Người)

Trước khi vào cuộc đàm phán, bạn cần hiểu rõ đối tác – tìm hiểu về nhu cầu, thói quen, mục tiêu và động lực của họ. Hãy nghiên cứu thị trường, lịch sử giao dịch và dự án họ đang triển khai, từ đó xác định các yếu tố quyết định trong giao dịch với họ.

– Hiểu rõ nhu cầu, mong muốn, tình thế, giới hạn của doanh nghiệp mình (biết Ta)

Bên cạnh việc tìm hiểu đối tác, bạn cũng cần hiểu rõ các giới hạn của chính doanh nghiệp mình – bao gồm giá trị sản phẩm, chi phí, và khả năng cung cấp. Xác định nội dung mà bạn có thể linh động, và những yếu tố không thể thay đổi trong đàm phán.

– Phác thảo một vài phương án đàm phán

Trước khi đàm phán, bạn nên phác thảo một số phương án:

Phương án chính: Điều kiện, giá cả, thanh toán bạn mong muốn nhất.

Phương án thỏa hiệp: Nếu có thể linh động, điều kiện và mức giá có thể điều chỉnh.

Phương án tối thiểu: Đảm bảo rằng bạn vẫn đạt được các mục tiêu cơ bản mà không làm ảnh hưởng đến lợi ích của mình.

– Luôn có “Plan B” khi đàm phán thất bại

Không phải mọi cuộc đàm phán đều diễn ra suôn sẻ. Do đó, hãy chuẩn bị một phương án dự phòng (“Plan B”) nếu đàm phán không đạt kết quả mong muốn. Đây có thể là việc tìm kiếm đối tác khác hoặc đưa ra giải pháp thay thế mà vẫn đảm bảo lợi ích cho doanh nghiệp mà không làm mất lòng đối tác.
Đàm phán hợp đồng ngoại thương là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà một Sales Xuất Khẩu cần phải trang bị để đạt được thành công trong công việc. Đây không chỉ là quá trình thương thảo giá cả, điều kiện giao hàng mà còn là cách xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng quốc tế.

>> Xem thêm: Lộ Trình Học Sales Xuất Khẩu Chuyên Nghiệp Hiệu Quả

Việc nắm vững kỹ năng đàm phán ngoại thương, hiểu rõ về sản phẩm, thị trường và những yêu cầu cụ thể từ khách hàng sẽ giúp bạn không chỉ chốt đơn thành công, mà còn tạo nền tảng vững chắc cho các giao dịch lâu dài. Hy vọng kỹ năng đàm phán hợp đồng ngoại thương, một kỹ năng cần có của sale xuất khẩu đã được phân tích ở trên sẽ giúp bạn tự tin, đàm phán thành công mọi hợp đồng.

Rate this post