5 Lỗi Thường Gặp Khi Xin C/O Khiến Hồ Sơ Bị Từ Chối

Trong xuất nhập khẩu hàng hóa, C/O được ví như “tấm hộ chiếu” là một chứng từ quan trọng không những giúp hàng hóa thông quan, nhận được sự tin tưởng của đối tác mà còn giúp hàng hóa được hưởng thuế quan ưu đãi. Tuy nhiên rất nhiều doanh nghiệp gặp phải tình trạng hồ sơ xin C/O bị từ chối Nghiệp vụ logistics sẽ giúp bạn nắm rõ 5 lỗi thường gặp khi xin C/O khiến hồ sơ bị từ chối cũng như cách phòng tránh và hướng xử lý phù hợp, giúp bạn tự tin hơn trong quá trình chuẩn bị hồ sơ xuất khẩu.

Nội dung bài viết:

1. C/O là gì và tầm quan trọng của hồ sơ xin C/O

C/O là giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp cho hàng hóa xuất khẩu được sản xuất tại nước đó. C/O phải tuân thủ theo quy định của nước xuất khẩu và cả nước nhập khẩu theo quy tắc xuất xứ.
C/O là chứng từ thể hiện nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa nhập khẩu, là chứng từ quan trọng trong hồ sơ chứng từ hàng hóa xuất nhập khẩu, giúp cho doanh nghiệp được hưởng ưu đãi thuế quan hàng nhập khẩu.

5 Lỗi Thường Gặp Khi Xin C/O Khiến Hồ Sơ Bị Từ Chối

C/O có 2 loại chính là:

– C/O không ưu đãi: Là dạng C/O bình thường, xác nhận rằng xuất xứ của một sản phẩm cụ thể nào từ một nước nào đó.

– C/O ưu đãi: Là C/O cho phép sản phẩm được cắt giảm hoặc miễn thuế sang các nước mở rộng đặc quyền này. Các Form C/O ưu đãi gồm C/O mẫu A, D, E, AK, VK, AJ, VJ, AI, AANZ, VC, S, GSTP…

Vì sao hồ sơ xin C/O bị từ chối?

Hồ sơ xin C/O thường bị từ chối do sai lệch thông tin, thiếu chứng từ, ghi sai mẫu form hoặc không chứng minh được xuất xứ hàng hóa. Những lỗi này khiến doanh nghiệp mất cơ hội hưởng ưu đãi thuế, chậm giao hàng và giảm uy tín với đối tác quốc tế. Việc bị từ chối nhiều lần còn làm tăng rủi ro bị kiểm tra gắt gao ở các lô sau.
Do đó, việc chuẩn bị hồ sơ C/O chính xác ngay từ đầu là yếu tố sống còn với doanh nghiệp xuất khẩu.

>> Xem thêm: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O

2. “5” lỗi thường gặp khi xin C/O khiến hồ sơ bị từ chối

Dù C/O là một chứng từ quen thuộc trong bộ hồ sơ xuất khẩu, nhưng doanh nghiệp vẫn thường mắc phải những sai lầm rất cơ bản khiến hồ sơ xin cấp C/O của bạn bị trả về.

Những lỗi thường gặp khiến hồ sơ C/O bị từ chối bao gồm:

2.1 Sai lệch thông tin giữa bộ chứng từ và tờ khai hải quan

Các thông tin về lô hàng xuất khẩu như tên hàng, mã HS, số lượng, trị giá hàng hóa… không đồng nhất giữa các chứng từ như giữa tờ khai hải quan, invoice, packing list… dẫn đến hồ sơ bị trả về.

Cách xử lý: Hãy kiểm tra thật kỹ, đảm bảo khớp các thông tin trên tất cả các chứng từ của bộ chứng từ xuất khẩu hàng hóa.

2.2 Hồ sơ không đầy đủ, thiếu chứng từ bắt buộc

Nhiều doanh nghiệp nộp thiếu hoặc nhầm lẫn giữa các chứng từ. Đặc biệt, với một số loại Form C/O như Form E, AK, D…, yêu cầu bổ sung bảng định mức, BOM hoặc hợp đồng mua bán nguyên liệu đầu vào.

Một số chứng từ thường bị thiếu như tờ khai hải quan bản chính hoặc bản sao có xác nhận; Bản kê khai nguyên vật liệu không có dấu xác nhận; Chứng từ vận tải (B/L, airway bill) bị thiếu số vận đơn hoặc sai tên hãng tàu…

Cách xử lý: Nên có checklist đầy đủ theo loại C/O đang xin (Form A, D, E…) và kiểm tra lại trước khi upload hoặc nộp bản giấy. Kiểm tra kỹ đầy đủ các chứng từ bắt buộc trước khi nộp tờ khai.

2.3 Sai tiêu chí xuất xứ – không chứng minh được xuất xứ hợp lệ

Khi khai báo xin cấp C/O cần đi kèm các căn cứ chứng minh, đặc biệt khi áp dụng các tiêu chí như:

CTC (Change in Tariff Classification): Thay đổi mã HS ở cấp độ 4 – 6 số.

RVC (Regional Value Content): Tỷ lệ nội địa hóa trong khu vực FTA.

CTSH, WO, PE, v.v…: Yêu cầu mức độ chứng minh khác nhau.

Doanh nghiệp thường Trình bày không rõ ràng cách xác định tiêu chí xuất xứ. Không nộp đúng chứng từ chứng minh xuất xứ (CTC, BOM, định mức…) dẫn đến hồ sơ xin cấp C/O bị từ chối.

>> Xem thêm: Thuật ngữ tiêu chí xuất xứ trên C/O

2.4 Ghi sai Form hoặc sử dụng mẫu C/O không đúng Hiệp định

Các tiêu chí xuất xứ của các hiệp định thương mại tự do (FTA) về cơ bản là giống nhau, nhưng cách tính toán, quy định của các hiệp định sẽ khác nhau ở một số điểm nhất định.

Một số doanh nghiệp thường mắc phải tình trạng sử dụng sai mẫu C/O khi hàng hóa đi vào thị trường có FTA với Việt Nam như dùng nhầm mẫu Form A thay vì D, E, hoặc ngược lại. Đôi khi lấy tiêu chí của mẫu C/O này áp dụng cho mẫu C/O khác, do chưa tìm hiểu kỹ các văn bản pháp luật quy định cho từng mẫu C/O.

Cách xử lý: doanh nghiệp phải tìm hiểu kỹ quy định của thị trường có FTA với Việt Nam mà doanh nghiệp đang xuất khẩu, liên tục cập nhật thông tin, thay đổi của các văn bản pháp luật để làm đúng theo quy định.

2.5 Thông tin người xuất khẩu – nhập khẩu không khớp

Các lỗi thường mắc phải mà doanh nghiệp tưởng chừng đơn giản khi xin C/O như sai địa chỉ, sai mã số thuế, tên công ty ghi thiếu ký tự, viết tắt không đúng quy định.

Ví dụ: Invoice ghi “Công ty TNHH X Trading”, nhưng trên C/O lại ghi “X Trading Co., Ltd.” sẽ không được chấp nhận nếu không có giải trình rõ ràng.

Hoặc vấn đề làm giả chứng từ hoặc chữ ký của lãnh đạo doanh nghiệp…các doanh nghiệp cũng rất dễ mắc phải.

3. Cách phòng tránh lỗi và lưu ý khi nộp hồ sơ xin C/O

Không ít doanh nghiệp xin cấp C/O, nhưng lại thiếu kiến thức về xuất xứ hàng hóa, về cách sử dụng hệ thống ecosys và thường làm theo khuôn mẫu, không hiểu bản chất. Các doanh nghiệp có thể cử nhân viên chuyên trách riêng về nhiệm vụ xin cấp C/O tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn, thực tế về chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O để nắm vững về chuẩn bị hồ sơ xin cấp, cập nhật những quy định mới nhất về cấp C/O.

>> Xem thêm: Khóa học chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O

Trước khi Checklist hồ sơ xin C/O hoàn chỉnh, doanh nghiệp cần đối chiếu kỹ từng dòng giữa các chứng từ trong bộ chứng từ xuất khẩu, đảm bảo tính thống nhất, chuẩn xác của chứng từ.

Cập nhật hướng dẫn mới từ Bộ Công Thương, tránh dùng mẫu lỗi thời, nộp sai địa chỉ.

Cách phòng tránh lỗi và lưu ý khi nộp hồ sơ xin C/O

4. Hướng dẫn xử lý khi bị từ chối cấp C/O

Khi bị từ chối cấp C/O, cơ quan cấp sẽ gửi thông báo lý do từ chối bằng văn bản hoặc email. Bạn hãy đọc kỹ từng lỗi được nêu ra trong công văn để xác định điểm cần chỉnh sửa. Tiến hành soạn công văn giải trình (nếu được yêu cầu), trình bày rõ ràng lý do và giải pháp, cam kết tuân thủ đúng quy định trong các lần tiếp.

Chủ động liên hệ lại với cán bộ thụ lý hồ sơ để được hướng dẫn cụ thể. Có thể đối chiếu chứng từ trực tiếp

Nếu bạn là người mới làm, chưa có nhiều kinh nghiệm, nên thuê đơn vị dịch vụ xin C/O uy tín hoặc hỏi trực tiếp giảng viên/mentor nếu bạn đang học xuất nhập khẩu thực tế để được hướng dẫn chi tiết.

Việc xin C/O tưởng đơn giản nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro bị từ chối khi xin cấp hồ sơ xin C/O nếu không nắm kỹ nghiệp vụ. Doanh nghiệp hoặc cá nhân nên cập nhật kiến thức thường xuyên hoặc tham gia khóa học xuất nhập khẩu thực tế về C/O để xin cấp C/O thuận lợi hơn.

Hy vọng bài viết về 5 lỗi thường gặp khi xin C/O khiến hồ sơ bị từ chối trên đây của Nghiệp vụ logistics sẽ giúp bạn hạn chế được nhiều rủi ro nhất và xin cấp C/O một cách thuận lợi.

5/5 - (1 bình chọn)