Các Bước Làm Thủ Tục Hải Quan Điện Tử Trên Hệ Thống VNACCS

Các bước làm thủ tục hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS gồm những bước nào? Nếu không nắm rõ quy trình, bạn rất dễ mắc lỗi, bị phân luồng đỏ, chậm thông quan hoặc phát sinh chi phí không đáng có. Bài viết này Nghiệp vụ Logistics sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn khai báo nhanh, đúng và hiệu quả ngay từ lần đầu.

Nội dung bài viết:

1. Thủ tục hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS là gì?

Thủ tục hải quan là thủ tục phải thực hiện để khai báo chi tiết về hàng hóa khi đưa ra hoặc đưa vào lãnh thổ Việt Nam. Đây là bước bắt buộc nhằm giúp cơ quan hải quan kiểm soát luồng hàng hóa qua biên giới, đảm bảo tuân thủ đúng quy định về thuế, kiểm dịch, xuất xứ và các chính sách quản lý chuyên ngành.

Ở Việt Nam, thủ tục hải quan còn được áp dụng cho cả các doanh nghiệp thành lập trong nước, hay còn gọi là xuất nhập khẩu tại chỗ.

Khai báo hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS là hình thức sử dụng phần mềm kê khai điện tử để khai báo hải quan. Doanh nghiệp điền các mẫu thông tin và dữ liệu cần thiết trên tờ khai rồi truyền tờ khai tới cơ quan hải quan thông qua ứng dụng kê khai điện tử.

So với khai thủ công, VNACCS giúp rút ngắn thời gian thông quan, giảm sai sót, tăng minh bạch và thuận tiện khi kết nối với các cơ quan quản lý chuyên ngành.

Thủ tục hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS

2. Các bước làm thủ tục khai báo hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS

2.1 Thiết lập phần mềm khai báo hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS

Để thực hiện khai báo hải quan điện tử qua hệ thống VNACCS, doanh nghiệp cần chuẩn bị bắt buộc các điều kiện như cài đặt phần mềm và thực hiện các bước chuẩn bị như mua chữ ký số, ký hợp đồng hợp tác với bên cung cấp phần mềm trước khi có thể gửi dữ liệu tờ khai lên hệ thống.

– Mua chữ ký số (Token):

Đây là công cụ xác thực điện tử do công ty cung cấp chữ ký số cấp phép như Thái Sơn, BKAV, FPT,…Doanh nghiệp mới hoặc cần mua chữ ký số thêm cho nhân viên trong Doanh nghiệp cần đăng ký chữ ký số và thông báo với cơ quan hải quan để được chấp nhận khai báo điện tử.

Chữ ký số là đại diện cho doanh nghiệp khi truyền tờ khai hải quan.

– Mua phần mềm khai báo hải quan điện tử VNACCS

Doanh nghiệp cần chuẩn bị các thông tin cần thiết trước khi liên hệ đơn vị cung cấp phần mềm gồm:
Doanh nghiệp là đơn vị khai trực tiếp hay đại lý hải quan
Loại hình tờ khai
Số lượng máy tính cần cài đặt phần mềm
Sau khi trao đổi, báo giá và thông nhất, doanh nghiệp tiến hành ký kết hợp đồng hợp tác và thực hiện thanh toán.
Doanh nghiệp cần cài đặt phần mềm tương thích với hệ thống VNACCS như ECUS5VNACCS của Thái Sơn hoặc phần mềm của FPT…

– Đăng ký người khai hải quan:

Nhân sự phụ trách khai báo phải được đăng ký thông tin tại chi cục hải quan quản lý. Trường hợp sử dụng dịch vụ của đại lý hải quan, cần có giấy ủy quyền hợp lệ.

– Kết nối với hệ thống một cửa quốc gia (VNSW):

Đối với lô hàng có liên quan đến kiểm tra chuyên ngành (an toàn thực phẩm, kiểm dịch…), doanh nghiệp cần có tài khoản và kết nối với Cổng thông tin VNSW để khai báo đồng thời.

– Đăng ký thông tin doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần khai báo đầy đủ thông tin doanh nghiệp, người sử dụng hệ thống và danh mục hàng hóa dự kiến xuất nhập khẩu.

Hồ sơ cần chuẩn bị để thực hiện thủ tục hải quan điện tử: Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cơ bản gồm: Invoice, Packing List, Contract, C/O (nếu có), giấy phép chuyên ngành. Chuẩn bị đúng ngay từ đầu giúp khai báo chính xác, tránh sai sót và giảm nguy cơ bị phân luồng kiểm tra.

>> Tham khảo: Khóa học Khai báo hải quan điện tử

2.2 Khai báo thông tin tờ khai hải quan

Doanh nghiệp nhập dữ liệu vào phần mềm khai báo (ECUS5, FPT…), bao gồm: mã loại hình, mã HS, trị giá, thuế suất, thông tin hàng hóa và đối tác.

2.3 Gửi tờ khai lên hệ thống VNACCS

Sau khi kiểm tra thông tin trên tờ khai nháp đã lên, người khai sử dụng chữ ký số để gửi dữ liệu lên hệ thống hải quan. Hệ thống trả về số tờ khai và kết quả phân luồng.

2.4 Xử lý theo phân luồng tờ khai

Lấy kết quả phân luồng thông quan. Tờ khai có thể bị phân thành 1 trong 3 luồng Xanh, Vàng, Đỏ.

Luồng xanh: Thông quan ngay, không kiểm tra.
Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa: Doanh nghiệp xuất trình hồ sơ lô hàng cho cán bộ hải quan. Sau đó, thông quan hàng hóa.
Luồng đỏ: Kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa: Doanh nghiệp xuất trình hồ sơ lô hàng và kiểm hóa cho cơ quan hải quan. Sau đó, thông quan hàng hóa.

Đối với tờ khai được phân luồng Vàng, Đỏ mà chưa được cơ quan hải quan xử lý, người khai có thể khai báo sửa đổi bổ sung nếu cần thiết.

2.5 Doanh nghiệp nộp thuế (nếu có)

Doanh nghiệp nộp thuế qua ngân hàng liên kết hoặc cổng thanh toán điện tử của Tổng cục Hải quan.

2.6 Thông quan và lấy hàng

Sau khi hoàn tất các bước, hệ thống cập nhật trạng thái “thông quan”. Doanh nghiệp in tờ khai có mã vạch để làm thủ tục nhận hàng tại kho hoặc cảng.

>> Xem thêm: Khai Báo Hải Quan Hợp Đồng Gia Công Trên Ecus5 Vnaccs

3. Một số lưu ý khi làm thủ tục hải quan trên VNACCS

– Các lỗi thường gặp khi làm thủ tục hải quan điện từ và cách xử lý

+ Khai sai mã HS: Nếu áp sai mã HS Code thì truyền sửa tờ khai, nộp bổ sung (nộp thiếu) hoặc xin hoàn thuế (nộp thừa), thông quan chậm trễ phát sinh chi phí lưu cont, lưu bãi, ảnh hưởng đến Doanh nghiệp khi kiểm tra sau thông quan, sai nghiêm trọng sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị Định 128.

Và khai sai mã HS dẫn tới hàng hóa dễ bị phân luồng đỏ. Doanh nghiệp cần tra cứu kỹ trước khi khai hoặc tham khảo ý kiến đại lý hải quan.

+ Thiếu phụ lục: Với tờ khai nhiều dòng hoặc hàng hóa có điều kiện, nên kiểm tra kỹ file đính kèm trước khi gửi.

+ Sai mã loại hình: Có thể dẫn đến sai quy trình hoàn thuế, miễn thuế. Trường hợp đã gửi tờ khai cần lập hồ sơ xin hủy và khai lại.

– Cách điều chỉnh, hủy hoặc sửa tờ khai

Với tờ khai chưa thông quan: Có thể sửa trực tiếp trên phần mềm và gửi lại.
Nếu tờ khai đã được cấp số: Cần nộp văn bản đề nghị hủy/sửa tờ khai đến chi cục hải quan để được xử lý theo quy định.

– Kiểm tra sau thông quan

Một số lô hàng có thể được thông quan trước nhưng sẽ bị kiểm tra lại sau. Doanh nghiệp cần lưu giữ toàn bộ hồ sơ, chứng từ gốc tối thiểu 5 năm để phục vụ việc đối chiếu khi có yêu cầu từ cơ quan hải quan.

Trên đây Nghiệp vụ logistics đã thông tin chi tiết tới bạn về các bước làm thủ tục hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS, những lưu ý cần thiết khi thực hiện thủ tục hải quan điện tử. Hy vọng bài viết trên đây đã giúp bạn nắm vững thủ tục hải quan điện tử và áp dụng hiệu quả vào trong công việc. Đặc biệt là các bạn mới trong ngành.

Rate this post