Quy Trình Sale Xuất Khẩu Từ A–Z Dành Cho Người Mới

Quy trình sale xuất khẩu bao gồm những bước nào, cần chuẩn bị những chứng từ, tài liệu gì? Đối với người mới bước vào ngành chắc hẳn chưa nắm rõ. Nghiệp vụ logistics sẽ giúp bạn nắm vững quy trình sale xuất khẩu từ A-Z qua bài viết sau đây.

Sale xuất khẩu đóng vai trò xương sống trong ngành xuất nhập khẩu, là người trực tiếp đưa sản phẩm của doanh nghiệp vươn ra thị trường quốc tế. Quy trình sale xuất khẩu này chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như thị trường mục tiêu, đặc thù khách hàng quốc tế, cùng với các rào cản về luật pháp và thủ tục hải quan.

Chính vì vậy, nhân viên Sale xuất khẩu chính là cầu nối không thể thiếu, giúp doanh nghiệp vượt qua những thách thức này để kết nối thành công với đối tác toàn cầu.

Nội dung bài viết:

1. Các bước trong quy trình sale xuất khẩu từ A–Z

Sale xuất khẩu sẽ phải đảm nhiệm các khâu từ việc nghiên cứu thị trường đến giao dịch cuối cùng. Quy trình sale xuất khẩu trải qua các bước sau:

1.1 Nghiên cứu thị trường và tìm kiếm khách hàng quốc tế

Cách phân tích thị trường mục tiêu

Để hiểu rõ nhu cầu và thói quen tiêu dùng của khách hàng quốc tế, bạn cần bắt đầu với việc nghiên cứu thị trường một cách có hệ thống. Điều này bao gồm việc tìm hiểu về các xu hướng tiêu dùng, nhu cầu sản phẩm tại các khu vực hoặc quốc gia cụ thể, và mức độ cạnh tranh.

Các yếu tố cần phân tích:

Nhu cầu sản phẩm tại các thị trường mục tiêu.
Đặc điểm văn hóa tiêu dùng của người dân trong khu vực đó.
Tính cạnh tranh trong ngành sản phẩm mà bạn cung cấp.
Công cụ và chiến lược tìm kiếm khách hàng xuất khẩu

+ Nền tảng B2B: Sử dụng các nền tảng B2B như Alibaba, Made-in-China, Global Sources, và TradeKey để kết nối với các nhà nhập khẩu và khách hàng quốc tế. Đây là nơi giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và kết nối với đối tác từ nhiều quốc gia.

+ Hội chợ quốc tế: Tham gia các hội chợ thương mại quốc tế là một cách hiệu quả để tìm kiếm khách hàng và hiểu thêm về thị trường mục tiêu. Các hội chợ lớn như Canton Fair (Trung Quốc), Anuga (Đức), SIAL (Pháp), hay Gulfood (Dubai) là những địa điểm lý tưởng.

Khảo sát thị trường trực tuyến: Sử dụng các công cụ như Google Trends, SEMrush, và Statista để nghiên cứu xu hướng tiêu dùng và nhu cầu của các thị trường quốc tế.

1.2 Lập kế hoạch và chiến lược bán hàng

– Xây dựng chiến lược giá và điều kiện giao hàng

– Chiến lược giá cần được xây dựng dựa trên các yếu tố như chi phí sản xuất, giá trị thị trường, và khả năng cạnh tranh tại thị trường mục tiêu.

– Điều kiện giao hàng (Incoterms): Hiểu rõ các điều kiện giao hàng như FOB, CIF, và EXW là cần thiết khi thỏa thuận với khách hàng quốc tế để đảm bảo quyền lợi của cả hai bên.

– Các phương thức thanh toán quốc tế phổ biến

+ Thư tín dụng (L/C): Đây là phương thức thanh toán phổ biến trong xuất nhập khẩu, giúp bảo vệ quyền lợi của cả người bán và người mua. Bạn có thể tham khảo các hướng dẫn về L/C từ các ngân hàng như HSBC, CitiBank.

+ Chuyển khoản ngân hàng: Phổ biến và dễ thực hiện, nhưng cần cẩn trọng với vấn đề bảo mật.

– Bảo hiểm thanh toán: Sử dụng các dịch vụ bảo hiểm thanh toán như Euler Hermes hoặc Coface để giảm thiểu rủi ro về thanh toán khi xuất khẩu.

1.3 Tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương

Cách đàm phán điều khoản hợp đồng

Khi đàm phán với khách hàng quốc tế, bạn cần chú trọng đến các điều khoản quan trọng như giá cả, điều kiện giao hàng (Incoterms), thời gian giao hàng, và phương thức thanh toán. Điều này giúp tạo sự rõ ràng và tránh tranh chấp sau này.
Quản lý hợp đồng và những lưu ý khi ký kết với khách hàng quốc tế
Theo dõi tiến độ hợp đồng và đảm bảo rằng các điều khoản hợp đồng được thực thi đúng hạn.
Lưu ý quan trọng khi ký kết hợp đồng: Đảm bảo rằng các điều khoản về chất lượng hàng hóa, bảo hành, và các rủi ro phát sinh được quy định rõ ràng để tránh tranh chấp sau khi ký kết hợp đồng.

2. Xử lý các thủ tục xuất khẩu và vận chuyển hàng hóa

Trong quá trình sale xuất khẩu ngoài các bước cần thực hiện thì cần phải chuẩn bị hồ sơ và lựa chọn phương thức vận chuyển tối ưu, đồng thời phải luôn tuân thủ nghiêm ngặt các quy định quốc tế.

2.1 Các bước chuẩn bị hồ sơ chứng từ trong quy trình sale xuất khẩu

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các chứng từ giúp bạn tránh những rắc rối không đáng có tại cảng đi lẫn cảng đến, giúp hàng hóa được vận chuyển nhanh chóng. Các chứng từ cơ bản không thể thiếu bao gồm:

– Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn (Bill of Lading – B/L), Tờ khai hải quan xuất khẩu, Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O)

– Các chứng nhận đặc biệt khác (nếu có): Tùy thuộc vào loại hàng hóa và yêu cầu của nước nhập khẩu (ví dụ: Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật/động vật, Giấy chứng nhận chất lượng, Giấy phép xuất khẩu…).

>> Xem thêm: Quy Trình Xuất Khẩu Hàng Hóa Từ A-Z (Hàng Chính Ngạch)

2.2 Lựa chọn phương thức vận chuyển

Quyết định phương thức vận chuyển ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, thời gian và độ an toàn của lô hàng. Bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng:

Vận tải đường biển: Phù hợp cho hàng hóa khối lượng lớn, cồng kềnh, chi phí thấp, nhưng thời gian vận chuyển dài.
Vận tải đường hàng không: Phù hợp cho hàng hóa giá trị cao, cần giao gấp, nhưng chi phí cao.
Vận tải đa phương thức: Kết hợp nhiều hình thức vận tải (ví dụ: đường biển + đường bộ) để tối ưu chi phí và thời gian cho những hành trình phức tạp.

Dịch vụ gom hàng (Consolidation/LCL): Nếu hàng hóa không đủ một container đầy (FCL), bạn có thể chọn gom hàng với các lô hàng khác để tiết kiệm chi phí.

Việc hợp tác với một forwarder (công ty giao nhận vận tải) uy tín sẽ giúp bạn lựa chọn và quản lý phương thức vận chuyển hiệu quả hơn.

2.3 Đảm bảo tuân thủ các quy định hải quan quốc tế và quy trình thông quan

– Đây là khâu then chốt, đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối để tránh phát sinh chi phí phạt hoặc chậm trễ lô hàng.

– Hiểu và chọn Mã HS phải chính xác để xác định đúng thuế và các quy định áp dụng.

– Tuân thủ quy định nước nhập khẩu: Ngoài quy định của Việt Nam, bạn cần nắm rõ các quy định về nhập khẩu của quốc gia đối tác (ví dụ: quy định về bao bì, nhãn mác, tiêu chuẩn kỹ thuật, các loại giấy phép đặc biệt…).

– Quy trình thông quan: Theo dõi sát sao quá trình tờ khai được truyền, tiếp nhận, phân luồng (xanh, vàng, đỏ), và thực hiện các thủ tục cần thiết nếu lô hàng bị kiểm tra.

– Cập nhật các thay đổi: Luật pháp và quy định hải quan quốc tế thường xuyên thay đổi. Việc cập nhật thông tin kịp thời là vô cùng quan trọng để tránh rủi ro, đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng đúng hẹn và không gặp trở ngại pháp lý.

3. Quản lý hợp đồng và thực hiện giao dịch xuất khẩu hiệu quả

– Theo dõi và quản lý hợp đồng xuất khẩu

Đảm bảo tiến độ giao hàng và kiểm tra chất lượng sản phẩm đúng như yêu cầu trong hợp đồng. Việc theo dõi chặt chẽ giúp bạn kịp thời phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh.

– Quản lý thanh toán

Xử lý các vấn đề liên quan đến thanh toán như chậm thanh toán hay khiếu nại tài chính, và duy trì theo dõi lịch sử thanh toán của khách hàng để đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch.

– Quy trình hoàn tất và chăm sóc khách hàng sau khi giao dịch

– Hỗ trợ sau bán hàng: Cung cấp dịch vụ bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật, và giải quyết khiếu nại để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, là khách hàng lâu dài của doanh nghiệp.

– Xây dựng mối quan hệ lâu dài: Áp dụng các chiến lược duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài với khách hàng, tiếp cận và chăm sóc khách hàng cũ, tạo cơ hội cho các giao dịch trong tương lai.

4. Giải pháp cho người mới muốn làm sale xuất khẩu chuyên nghiệp

Nếu bạn là người mới, muốn nắm bắt nhanh chóng quy trình sale xuất khẩu, những kỹ năng, lưu ý cần thiết hãy tham gia các Khóa học Sale Xuất khẩu – Bán hàng quốc tế tại các trung tâm đào tạo xuất nhập khẩu uy tín. Đây là lựa chọn lý tưởng cho những ai muốn nâng cao kỹ năng bán hàng và phát triển sự nghiệp trong ngành xuất nhập khẩu.

Khóa học sale xuất khẩu sẽ giúp bạn:

Nắm vững quy trình xuất khẩu từ nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng đến đàm phán và ký kết hợp đồng.
Phát triển kỹ năng đàm phán và giao tiếp quốc tế giúp duy trì mối quan hệ bền vững với khách hàng thông qua những tình huống thực tế, kinh nghiệm từ giảng viên thực chiến.
Hiểu rõ các phương thức thanh toán quốc tế.
Cập nhật chiến lược marketing quốc tế và công cụ hỗ trợ tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
Tăng cường cơ hội nghề nghiệp, mở rộng khả năng thăng tiến trong ngành xuất nhập khẩu.
Giảng viên giàu kinh nghiệm thực chiến sẽ chia sẻ các tình huống thực tế, giúp học viên học thực hành và giải quyết các vấn đề xuất khẩu cụ thể trong môi trường làm việc thực tế.

Hy vọng với những thông tin chi tiết ở trên của Nghiệp vụ logistics sẽ giúp bạn nắm rõ quy trình sale xuất khẩu, các kỹ năng nghiệp vụ cần thiết để thực hiện việc bán hàng quốc tế thuận lợi.

Rate this post