Quy Trình Xuất Khẩu Bằng Đường Biển: Chi Tiết Và Hướng Dẫn

Xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là một trong những phương thức vận chuyển phổ biến và quan trọng nhất trong thương mại quốc tế. Bài viết dưới đây Nghiệp vụ Logistics sẽ hướng dẫn chi tiết tới bạn quy trình xuất khẩu bằng đường biển.

Nội dung bài viết:

1. Ưu nhược điểm của vận chuyển hàng hóa bằng đường biển

Ưu điểm của vận chuyển hàng hóa bằng đường biển

– Vận chuyển hàng hóa có khối lượng lớn: vận tải biển có thể chuyên chở được số lượng hàng hóa có số lượng và kích thước lớn gấp nhiều lần so với vận tải đường bộ, đường hàng không.
– Phù hợp với mọi loại hàng hóa
– Mở rộng giao thương với thế giới
– Năng lực chuyên chở của vận tải biển không bị hạn chế
– Giá thành của vận tải đường biển thấp hơn các hình thức khác

Với những ưu điểm trên đường biển là lựa chọn hàng đầu cho nhiều doanh nghiệp muốn xuất khẩu sản phẩm ra thị trường quốc tế.

Nhược điểm của vận chuyển hàng hóa bằng đường biển

– Vận tải biển phục thuộc nhiều vào điều kiện tự nhiên
– Tốc độ tàu còn thấp, việc tăng tốc độ khai thác của tàu còn bị hạn chế.

>> Xem thêm: Quy Trình Nhập Khẩu Bằng Đường Hàng Không – 8 Bước Chi Tiết

2. Các bên tham gia vào quy trình xuất khẩu bằng đường biển

Có rất nhiều các bên tham gia vào quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Mỗi bên sẽ có những chức năng và tham gia vào các khâu nhất định, bao gồm:

– Hãng tàu (Shipping line)
Sở hữu tàu
Cung cấp dịch vụ vận chuyển cho FWD/ Nhà XK trực tiếp (hàng FCL)
– Forwarder (FWD)
Cung cấp dịch vụ đặt chỗ cho khách hàng (cả FCL/ LCL)
Phối hợp với cảng nhắm đóng hàng vào cont (hàng LCL)
– Cảng biển (Seaport)
Tiếp nhận lưu trữ container (hàng FCL) và các lô hàng LCL
– Nhà xuất khẩu
Chủ sở hữu lô hàng xuất
Tìm FWD để vận chuyển hàng hóa (Incoterm: C,D)
Làm TTHQ xuất khẩu
Vận chuyển hàng hóa đến cảng xuất
– Nhà nhập khẩu
Tìm FWD để vận chuyển hàng hóa (Incoterm: E,F)
Làm TTHQ nhập khẩu
Vận chuyển hàng từ cảng về kho

3. Quy trình xuất khẩu bằng đường biển chi tiết

Dưới đây là 9 bước chi tiết trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển.

Quy Trình Xuất Khẩu Bằng Đường Biển Chi Tiết

B1: Ký hợp đồng
B2: Xin giấy phép (nếu có)
B3: Xác nhận thanh toán (nếu có)
B4: Chuẩn bị hàng hóa
B5: Booking (đặt chỗ)
B6: Chuẩn bị chứng từ xuất khẩu (invoice, packing list, booking, giấy phép, fumi, phyto nếu có)
B7: Khai báo hải quan điện tử và làm thủ tục thông quan
B8: Vận chuyển hàng tới cảng biển
B9: Gửi SI, khai eport, thanh lí hải quan, vào sổ tàu

Bước 1: Ký hợp đồng
Hai bên xuất khẩu và nhập khẩu thương lượng các điều khoản và tiến hành ký kết hợp đồng ngoại thương. Hợp đồng yêu cầu phải có 6 điều khoản bắt buộc về tên hàng hóa, chất lượng hàng hóa, số lượng hàng, kiện hàng, giá thành, điều kiện giao hàng, và điều khoản về thanh toán.

Bước 2 : Xin Giấy Phép
Sau khi ký hợp đồng, bạn cần kiểm tra tính pháp lý của hàng hóa, xem xét hàng hóa có thuộc danh mục nhà nước cấm xuất khẩu hay không, hàng hóa có phải xin giấy phép hay xuất khẩu có điều kiện gì không.
Bạn cần xác định rõ ràng các giấy phép cần xin để quá trình xuất khẩu diễn ra thuận lợi, nhanh chóng, đúng như lịch trình.

Bước 3: Xác Nhận Thanh Toán
Xem xét hợp đồng 2 bên đã thỏa thuận điều khoản thanh toán theo hình thức T/T đặt cọc hay trả trước, hay thanh toán theo hình thức L/C để theo dõi kiểm tra tình trạng, quy trình thanh toán.

Bước 4: Chuẩn bị hàng hóa
Sau khi nhận được thanh toán trả trước hoặc kiểm tra L/C (nếu có) nhà xuất khẩu chuẩn bị hàng hóa theo điều khoản đã ký kết trong hợp đồng, kiểm tra hàng trong kho, lên kế hoạch sản xuất, thu mua, đóng gói, dán ký mã hiệu… để chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu.

Bước 5: Booking (Đặt chỗ với Forwarder hay hãng tàu)
Trong khi bộ phận kho xưởng, nhà máy chuẩn bị hàng hóa thì văn phòng sẽ book tàu. Bước 5 sẽ làm song song với bước 4.
Dựa vào điều kiện Incoterms trên hợp đồng sẽ xác định ai là người booking
+ Nếu xuất theo điều kiện nhóm E, F người mua sẽ lấy booking (vì người mua là người thuê phương tiện vận tải) và gửi booking cho người bán. Hoặc người mua sẽ chỉ định Forwarder ở Việt Nam lấy booking và gửi cho người bán, chi phí thuê FWD đó sẽ do người mua chịu.
+ Nếu xuất theo điều kiện nhóm C, D người bán sẽ lấy booking. Người bán sẽ liên hệ Forwarder hoặc hãng tàu để lấy booking cho lô hàng theo điều khoản “Giao Hàng” trên hợp đồng

Những bước cơ bản để lấy booking như sau:
– Liên hệ Forwarder và cung cấp thông tin vận chuyển chi tiết của lô hàng (Tên hàng, nơi đi, nơi đến, số lượng, khối lượng, ngày đi, …)
– Sau khi có thông tin về lô hàng hóa Forwarder sẽ gửi lịch tàu và giá cước của từng hãng tàu.
– Khi đã thống nhất về lịch tàu, giá cước Forwarder sẽ lấy Booking và gửi cho nhà xuất khẩu.
– Nhà xuất khẩu tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trên Booking

Những nội dung quan trọng trên Booking:
– Nơi lấy cont rỗng hoặc đóng tại bãi: Nơi lấy container rỗng về kho đóng hàng hoặc địa điểm bãi đóng hàng
– Nơi hạ bãi chờ xuất hoặc kho hàng lẻ: Nơi container hạ để chờ xếp lên tàu xuất đi hoặc kho tập trung gom hàng – nếu hàng lẻ
– Cut off cont/ Closing time: Phải hạ cont ở cảng và hoàn thành xong mọi thủ tục trước giờ Cut Off
– Cut off SI, VGM: Phải khai báo SI, VGM trước giờ quy định với hãng tàu.

Bước 6: Chuẩn bị chứng từ xuất khẩu: Cần chuẩn bị đầy đủ, chính xác
(Bước 6 làm song song với bước 5)

Chứng từ quan trọng cần phải chuẩn bị đầy đủ bao gồm:
Commercial Invoice
Invoice do người bán phát hành để đòi tiền người mua, đồng thời đây cũng là chứng từ quan trọng dùng để khai báo Hải Quan, xin các giấy tờ khác như C/O, Phyto, Fumi.
Nhà xuất khẩu làm Invoice dựa vào thông tin trên hợp đồng. Những thông tin bắt buộc có trên Invoice
Số & Ngày Invoice: Số và ngày invoice được đặt theo sự quản lí của doanh nghiệp nhưng phải có sự hợp lý (ngày invoice không thể trước ngày hợp đồng hoặc sau ngày bill)
Thông tin người mua/ người bán: Tên, địa chỉ, số dt, số fax, email, Thông Tin Thụ Hưởng
Thông tin về hàng hóa: tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền
Phương thức thanh toán: TT, L/C, D/P, D/A…
Điều kiện Incoterm: EXW, FOB, CFR…

>> Xem thêm: Commercial Invoice Là Gì? Mẫu Commercial Invoice Và Cách Viết
Packing List
Packing List là bảng kê chi tiết danh sách hàng hóa do người bán phát hành. Dựa vào đó mà người bán thể hiện quy cách đóng gói, số lượng, trọng lượng hàng hóa thực tế
Những thông tin bắt buộc phải có trên Packing List:
Số/ Ngày Packing list: Đặt theo sự quản lý của Doanh Nghiệp
Thông tin người mua/người bán: Tên, địa chỉ, số dt, số fax, email.
Thông tin về hàng hóa: tên hàng, số lượng, số kiện, Net Weight, Gross Weight
Fumi, Phyto, C/O (nếu có)
Liên hệ các công ty hun trùng để tiến hành hun trùng (khi vận chuyển hàng ra kho sân bay ở bước 8) và lấy chứng thư
Tiến hành làm kiểm dịch thực vật nếu có yêu cầu từ nhà nhập khẩu (làm đơn đăng ký kiểm dịch sẵn và khi hàng vận chuyển ra cảng ở bước 8 thì tiến hành kiểm dịch)
Chuẩn bị chứng từ để bắt đầu làm C/O

Bước 7: Khai hải quan điện tử và làm thủ tục thông quan.
Nếu nhà xuất khẩu xuất hàng theo điều kiện EXW thì Forwarder sẽ khai hải quan và thông quan tờ khai (Forwarder do người mua chỉ định và trả phí)
Sau khi đã chuẩn bị các chứng từ xuất khẩu (hợp đồng, giấy phép (nếu có), booking, invoice, packing list) và tiến hành khai hải quan trên phần mềm Ecus 5 (hải quan điện tử)
Lưu ý:
– Trước khi khai báo với hải quan trên phần mềm Ecus thì doanh nghiệp phải xác định “địa điểm làm thủ tục hải quan” vì địa điểm làm thủ tục hải quan sẽ là nơi thông quan tờ khai cho doanh nghiệp. Nếu tờ khai bị luồng Vàng hay Đỏ thì địa điểm đó là nơi Doanh Nghiệp xuất trình hồ sơ, chứng từ hoặc hàng hóa cho Hải Quan.
– Doanh Nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 3 địa điểm sau để làm thủ tục hải quan:
Chi cục Hải Quan địa phương: Hải quan nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, văn phòng đại diện
Hải Quan quản lí các loại hình Doanh Nghiệp riêng: Hải quan đầu tư, Hải quan Gia công, Hải Quan khu Công Nghệ Cao…
Chi cục Hải Quan Cửa Khẩu: Nơi hàng hóa được tập kết để xuất đi.

>> Xem thêm: Phân Luồng Hải Quan Là Gì? Quy Trình Phân Luồng Hải Quan

Ví dụ: Doanh nghiệp có trụ sở tại Quận 1(TPHCM), nhà máy ở Bình Dương xuất hàng ở Cửa Khẩu Tân Sơn Nhất thì có thể làm thủ tục ở Hải Quan TP HCM hoặc Hải Quan Bình Dương hoặc Hải Quan Cửa Khẩu Tân Sơn Nhất, chọn địa điểm thuận tiện cho doanh nghiệp.

Bước 8: Vận chuyển hàng tới cảng biển (Cửa khẩu)
Nếu doanh nghiệp làm thủ tục hải quan ở Cửa Khẩu thì doanh nghiệp xuất trình tờ khai, bộ chứng từ xuất khẩu, hàng hóa (nếu bị luồng đỏ) để làm thủ tục thông quan hàng hóa.
Nếu doanh nghiệp làm thủ tục hải quan ở hải quan địa phương thì lúc này tờ khai đã thông quan

Bước 9: Gửi SI, VGM, khai Eport, thanh lý hải quan, vào sổ tàu

Đối với hàng lẻ, nhà xuất khẩu gửi SI, VGM cho Fwd (form có sẵn) qua email, thanh lý hải quan tại cảng sau khi nhập hàng vào kho xong, không cần vào sổ tàu, khai Eport qua website

Trên đây Nghiệp vụ logistics đã phân tích và hướng dẫn chi tiết các đối tượng tham gia và 9 bước chi tiết của quy trình xuất khẩu bằng đường biển tới bạn, hy vọng sẽ giúp bạn nâng cao kiến thức nghiệp vụ, sử dụng hiệu quả vào trong công việc.

Nếu có thêm thông tin chia sẻ về quy trình xuất khẩu bằng đường biển, bạn hãy để bình luận bên dưới bài viết để thảo luận chia sẻ thêm nhé.

Rate this post