Cut-off là gì? Bài viết dưới đây Nghiệp vụ logistics sẽ giúp bạn hiểu rõ các mốc CY, SI, VGM, CTT trong xuất nhập khẩu, tránh trễ deadline, phát sinh chi phí và rủi ro khi làm hàng.

Thời gian trong ngành xuất nhập khẩu, logistics không phải là vàng, mà là uy tín và chi phí. Bạn có thể đàm phán giá cước rẻ hơn 10 USD, nhưng nếu bạn bỏ lỡ Cut-off time (giờ cắt máng), chi phí phát sinh để đổi chuyến, lưu bãi (Demurrage), lưu kho (Storage) và phạt vi phạm hợp đồng có thể lên tới hàng ngàn USD. Chưa kể đến việc mất khách hàng vì giao hàng trễ.

Rất nhiều nhân viên chứng từ và hiện trường (OPS) mới vào nghề thường rất dễ nhầm lẫn giữa các loại Cut-off: Tại sao hạ container rồi mà vẫn rớt tàu? Tại sao khai VGM rồi mà vẫn bị phạt?

Bài viết này sẽ đi sâu vào phân tích chi tiết hệ thống thời gian của hãng tàu, mối liên hệ giữa các mốc CY, SI, VGM, CTT và đặc biệt là bí kíp “xin Late” (gia hạn thời gian) mà chỉ những người làm nghề lâu năm mới biết.

1. Tổng quan về Cut-off Time

Cut-off Time là gì?

Cut-off Time (hay còn gọi là Closing Time, Deadtime hay Lead Time, Giờ cắt máng) là hạn chót mà chủ hàng (Shipper) hoặc đơn vị Forwarder bắt buộc phải hoàn thành các công việc cụ thể liên quan đến lô hàng như: thanh lý tờ khai, hạ container về bãi, nộp chứng từ, khai báo trọng lượng… để lô hàng đủ điều kiện xếp lên tàu đúng lịch trình đã đặt.

– Nếu bạn hoàn thành công việc sau thời điểm Cut-off, lô hàng sẽ bị từ chối xếp tàu (Rolled/Shut-out) và phải chuyển sang chuyến tiếp theo.

– Tại sao lại gọi là “Giờ cắt máng”?

Thuật ngữ này xuất phát từ thời kỳ làm hàng rời. Khi rót hàng (than, đá, gạo…) xuống hầm tàu qua các máng trượt, khi thuyền trưởng hô “Cắt máng”, tức là dừng rót hàng để tàu chạy. Ngày nay, dù làm hàng container, thuật ngữ này vẫn được dùng phổ biến trong giới hiện trường tại Việt Nam để chỉ giờ chốt sổ tại cảng.

2. Mối quan hệ giữa ETD và các loại Cut-off

– Một sai lầm phổ biến là nghĩ rằng mọi thứ đều xoay quanh ngày tàu chạy (ETD – Estimated Time of Departure). Thực tế, Cut-off Time mới là mốc bạn cần quan tâm, và nó luôn xảy ra TRƯỚC ETD.

– Hãy hình dung quy trình theo trục thời gian đếm ngược như sau:

• ETD (Ngày tàu chạy): Mốc số 0.
• Cut-off CY (Hạ bãi) & VGM: Thường trước ETD từ 8 – 24 tiếng (tùy cảng).
• Cut-off SI (Chứng từ): Thường trước ETD từ 2 – 3 ngày (với tuyến xa như Mỹ/Âu) hoặc 1-2 ngày (tuyến gần).
• Booking Date: Ngày bạn nhận được xác nhận đặt chỗ.

– Lưu ý:

+ Tuyến xa (US/EU/Canada): Cut-off SI thường rất sớm (để khai AMS/ENS). Có khi tàu chạy thứ 7 nhưng thứ 4 đã phải chốt SI.

+ Tuyến gần (Intra-Asia): Cut-off thường “dễ thở” hơn, đôi khi sáng tàu chạy thì tối hôm trước mới hết hạn hạ bãi.

>> Xem thêm: Khóa học xuất nhập khẩu thực tế

3. Phân tích 4 loại Cut-off

Để không bao giờ rớt tàu, bạn cần phân biệt rõ 4 loại Cut-off sau đây. Mỗi loại có một chức năng và hậu quả riêng biệt.

3.1 Cut-off SI (Shipping Instructions) – Hạn chót gửi thông tin làm Bill

– Đây là hạn chót Shipper phải gửi đầy đủ thông tin chi tiết về lô hàng (Shipper, Consignee, Notify Party, Tên hàng, Số khối, Trọng lượng, Số container, Số seal…) để hãng tàu soạn thảo Vận đơn nháp (Draft B/L).

– Mục đích: Hãng tàu cần thông tin này để khai báo lược khai hàng hóa (Manifest) cho hải quan nước xuất và nước nhập khẩu.

– Hậu quả nếu trễ:

+ Nếu trễ nhẹ: Bị phạt phí Late SI (thường từ 40 – 100 USD/bill tùy hãng).

+ Nếu trễ nặng (sau khi hãng tàu đã file Manifest): Bạn sẽ không thể chỉnh sửa, hoặc phải chịu phí chỉnh sửa Manifest (Manifest Correction Fee) cực cao, và hàng có nguy cơ bị giữ lại tại cảng đích do sai lệch thông tin an ninh (AMS/ENS/AFR).

3.2 Cut-off VGM (Verified Gross Mass) – Hạn chót khai báo trọng lượng

– Từ ngày 01/07/2016, theo công ước SOLAS, mọi container trước khi xếp lên tàu đều phải xác xác minh tổng trọng lượng (Vỏ + Hàng + Vật liệu chèn lót).

– VGM là hạn chót bạn phải trình (submit) phiếu cân hoặc khai báo trọng lượng VGM lên hệ thống của hãng tàu/cảng.

– Thực tế tại Việt Nam:

+ Cut-off VGM thường trùng với Cut-off CY.

+ Tại các cảng hiện đại như Cát Lái, Hải Phòng: Khi xe vào cổng, cảng sẽ cân luôn (dịch vụ cân tại cảng). Nếu bạn tự cân tại kho, bạn phải nộp phiếu VGM trước giờ này.

+ Rủi ro: Nếu không có dữ liệu VGM trên hệ thống trước giờ Cut-off, bộ phận làm sơ đồ tàu (Ship Planning) sẽ loại container của bạn ra khỏi danh sách xếp tàu (Loading List), dù container đó đang nằm ngay tại bãi cảng.

3.3 Cut-off CY (Container Yard) – Hạn chót hạ bãi (Closing Time)

– Đây là mốc thời gian quan trọng nhất về mặt vật lý (Physical Cut-off).

– Định nghĩa: Là thời hạn cuối cùng mà container hàng phải:

• Có mặt tại bãi cảng (Gate-in).
• Hoàn tất thủ tục giao nhận tại cổng.
• Thuật ngữ chuyên ngành: Trên Booking Note thường ghi là “CY Closing” hoặc “Late Gate”.

– Quy trình thực tế của Cut-off CY

+ Ví dụ: Cut-off CY là 12:00 ngày 15/10.

+ Nếu xe đầu kéo đến cổng lúc 12:01, hệ thống máy tính tại cổng (E-port/Smartport) sẽ tự động khóa. Bảo vệ sẽ không cho xe vào.

– Lưu ý: Cut-off CY áp dụng cho cảng xuất (POL). Một số trường hợp hàng đi từ ICD (cảng cạn) ra cảng biển, sẽ có thêm mốc Cut-off tại ICD (sớm hơn Cut-off tại cảng biển khoảng 12-24h để kịp thời gian sà lan vận chuyển).

3.4 Cut-off CTT (Cắt máng Tờ khai/Chứng từ)

√ Đây là khái niệm đặc thù tại Việt Nam và một số nước kiểm soát chặt chẽ về hải quan.

– Định nghĩa: Là hạn chót để Shipper hoàn thành việc thông quan tờ khai hải quan và nộp chứng từ “Vào sổ tàu” cho bộ phận điều độ cảng.

√ Tại sao lại có mốc này?

• Hạ bãi (CY) chỉ có nghĩa là container đã vào cảng.
• Nhưng để được xếp lên tàu, container đó phải được Hải quan cho phép “Qua khu vực giám sát” (Customs Cleared).
• Hãng tàu/Cảng cần một khoảng thời gian (thường là 6-12 tiếng trước khi tàu cập cầu) để chốt danh sách container nào ĐỦ ĐIỀU KIỆN xếp lên tàu để lập sơ đồ xếp dỡ (Stowage Plan).

√ Hiện nay, hệ thống VNACCS/VCIS của Hải quan đã kết nối với hệ thống cảng. Khi bạn thông quan tờ khai, lệnh “đủ điều kiện qua khu vực giám sát” sẽ tự động đẩy sang cảng. Tuy nhiên, nếu bạn thông quan quá sát giờ tàu chạy (sau giờ Cut-off list), bạn phải mang tờ khai giấy xuống trực phòng thương vụ/điều độ để nhờ họ cập nhật thủ công (Manual update).

>> Tham khảo: Học Xuất Nhập Khẩu Ở Đâu Tốt Nhất

4. Bảng So Sánh Các Loại Cut – Off

Bảng dưới đây giúp bạn phân biệt nhanh các loại Cut-off để tránh nhầm lẫn:

5. Chiến lược “Xin Late” & Xử lý sự cố (Expert Knowledge)

Đây là phần giá trị nhất dành cho những ai đang làm nghề. Không ai muốn trễ, nhưng tai nạn (kẹt xe, hỏng xe, rớt mạng hải quan) là chuyện cơm bữa. Vậy khi trễ Cut-off, chúng ta phải làm gì?

5.1 Quy tắc “Xin Late” (Request for Late Gate-in)

Không phải cứ trễ là xin được. Khả năng xin Late thành công phụ thuộc vào:

• Tình trạng cầu bến: Tàu đã cập chưa? Cảng có đang tắc nghẽn (Congestion) không?
• Mối quan hệ: Giữa FWD/Chủ hàng với Sales của hãng tàu.
• Loại tàu: Tàu Feeder (tàu gom hàng nhỏ) dễ xin hơn tàu Mother Vessel (tàu mẹ đi tuyến xa).

5.2 Quy trình xin Late chuyên nghiệp

Khi biết chắc chắn xe sẽ đến trễ giờ Cut-off CY, hãy thực hiện ngay các bước sau:

• Bước 1: Đánh giá tình hình.

Dự kiến trễ bao lâu? Nếu trễ dưới 3-6 tiếng thì còn hy vọng. Nếu trễ cả ngày thì nên tính phương án delay sang chuyến sau (Next voyage).

• Bước 2: Liên hệ Sales Hãng tàu/FWD.

Đừng gọi Hotline tổng đài. Hãy gọi trực tiếp cho nhân viên Sales hoặc Customer Service (CS) phụ trách booking của bạn.

• Bước 3: Gửi Email xác nhận.

+ Hãng tàu sẽ yêu cầu bạn gửi email xin Late (để họ có bằng chứng làm việc với điều độ cảng).

+ Tiêu đề mail: URGENT / REQUEST LATE GATE-IN / BOOKING NO: … / VSL: …

+ Nội dung: Nêu rõ lý do (Khách quan: Kẹt xe, Lỗi hệ thống…) và cam kết giờ xe đến.

• Bước 4: Nhận xác nhận & Gửi ra hiện trường.

Khi hãng tàu trả lời “Accepted”, bạn phải chuyển tiếp email đó hoặc mã code xác nhận cho Tài xế/OPS tại cảng để họ trình cho bảo vệ cổng hoặc bộ phận thương vụ.

6. Cần làm gì để tránh trễ Cut-off

Để không bao giờ rơi vào cảnh chạy đôn chạy đáo xin xỏ, hãy áp dụng quy tắc này cho team của mình:

• Trước 9 tiếng (so với Cut-off): Container phải đóng xong hàng và kẹp seal tại kho.
• Trước 6 tiếng: Xe phải bắt đầu di chuyển về hướng cảng (trừ hao kẹt xe).
• Trước 3 tiếng: Tờ khai hải quan phải được thông quan (Luồng Xanh) hoặc ít nhất đã có kết quả kiểm hóa (Luồng Đỏ).

7. Các câu hỏi thường gặp về Cut – off

1. Trên Booking ghi Cut-off 16:00, vậy 16:05 tôi đến có được châm chước không?

Trả lời: Về lý thuyết là KHÔNG. Hệ thống cổng cảng (E-port) được lập trình tự động. Đến 16:00:00 hệ thống sẽ khóa chức năng check-in cho chuyến tàu đó. Bảo vệ không có quyền mở cho bạn. Bạn bắt buộc phải có email xác nhận “Đồng ý nhận hàng trễ” từ hãng tàu thì bộ phận IT cảng mới mở hệ thống lại cho riêng container của bạn.

2. Cut-off Doc (Document) là gì? Có giống Cut-off SI không?

Trả lời: Về cơ bản là giống nhau. Tùy hãng tàu dùng thuật ngữ nào. Cut-off Doc/SI đều là hạn chót gửi chi tiết làm Bill và khai Manifest. Tuy nhiên, một số hãng tàu tách ra: Cut-off SI (để khai manifest) và Cut-off Draft BL (để check bill nháp). Bạn nên làm sớm cả hai.

3. Nếu tôi bị rớt tàu do trễ Cut-off, tôi phải chịu những phí gì?

Trả lời: Bạn sẽ đối mặt với rất nhiều chi phí:

• Change Vessel Fee (Phí đổi tàu): Khoảng 50-100 USD.
• Demurrage/Storage (Lưu bãi/Lưu kho): Vì hàng nằm chờ chuyến sau (thường là 1 tuần sau), bạn sẽ bị tính phí lưu bãi quá hạn.
• Phí chạy điện (nếu là cont lạnh): Rất đắt đỏ.
• Phí chỉnh sửa tờ khai Hải quan: Vì thay đổi tên tàu/số chuyến.

4. Hãng tàu thông báo tàu Delay, vậy Cut-off Time có dời lại không?

Trả lời: Thông thường, Cut-off Time sẽ KHÔNG thay đổi dù tàu delay, vì cảng vẫn cần chốt sổ để quy hoạch bãi. Trừ khi tàu delay quá lâu (trên 24h-48h), hãng tàu mới ra thông báo “New Cut-off”. Đừng tự ý suy diễn tàu delay thì mình được quyền hạ bãi trễ.

Cut-off Time là kỷ luật thép của ngành Logistics. Việc tuân thủ Cut-off không chỉ giúp bạn tránh mất tiền mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của một chuyên gia xuất nhập khẩu.

Hy vọng qua bài viết trên đây Nghiệp vụ logistics đã giúp bạn nắm chắc được Cut-off Là Gì? Tuân thủ đúng và tránh phát sinh những chi phí xảy ra.

Bài viết xem thêm

Quy Trình Xuất Khẩu Hàng Hóa Từ A-Z (Hàng Chính Ngạch) Kinh Nghiệm Tham Dự Hội Chợ Quốc Tế Của Sale Xuất Khẩu Những Mặt Hàng Dễ Bị Kiểm Tra Khi Khai Sai Mã HS Phụ Phí Tắc Nghẽn Cảng (PCS) Là Gì Trong Xuất Nhập Khẩu Vì Sao Cùng Một Lô Hàng Có Doanh Nghiệp “Luồng Xanh”, Doanh Nghiệp “Luồng Đỏ”? Lỗi Thường Gặp Khi Đánh Giá Tiềm Năng Khách Hàng Xuất Khẩu