Kinh Nghiệm Phỏng Vấn Vị Trí Sale Xuất Khẩu Thành Công

Tổng hợp kinh nghiệm phỏng vấn vị trí Sale Xuất khẩu thành công: cách trả lời câu hỏi, thể hiện kỹ năng đàm phán, kinh nghiệm và tư duy bán hàng quốc tế giúp bạn chinh phục nhà tuyển dụng.

Bước vào phòng phỏng vấn vị trí Sale Xuất khẩu, bạn không chỉ bán kỹ năng của mình mà còn đang ‘xuất khẩu’ chính thương hiệu cá nhân. Bạn đã chuẩn bị những ‘chứng từ’ gì để ‘thông quan’ vòng phỏng vấn này chưa?

Sales Xuất khẩu đang là vị trí hấp dẫn nhưng cạnh tranh cao. Nhiều ứng viên giỏi chuyên môn và ngoại ngữ vẫn trượt phỏng vấn vì chưa hiểu nhà tuyển dụng thực sự cần gì? họ muốn người có tư duy chiến lược, giao tiếp tốt và xử lý tình huống linh hoạt.

Bài viết này Nghiệp vụ logistics sẽ giúp bạn hiểu rõ cách tư duy của nhà tuyển dụng, nắm vững các tình huống thực tế và chuẩn bị tự tin nhất để chinh phục cả doanh nghiệp nhỏ lẫn tập đoàn đa quốc gia.

Nội dung bài viết:

1. Hiểu đúng về vai trò của sale xuất khẩu trước khi phỏng vấn

Sale Xuất khẩu là gì và nhà tuyển dụng thực sự tìm kiếm điều gì ở bạn?

Trước hết, hãy xóa bỏ suy nghĩ rằng Sale Xuất khẩu chỉ đơn thuần là tìm khách và bán sản phẩm. Ở cấp độ chuyên nghiệp, bạn là đại diện thương hiệu của công ty trên trường quốc tế. Bạn là cầu nối quan trọng nhất giữa năng lực sản xuất trong nước và nhu cầu của khách hàng toàn cầu. Công việc của bạn không chỉ tạo ra doanh thu, mà còn xây dựng uy tín và vị thế cho sản phẩm “Made in Vietnam”.

– Một ứng viên Sale Xuất khẩu xuất sắc luôn hội tụ đủ 3 yếu tố cốt lõi sau:

+ Kiến thức chuyên môn (Hard Skills): Đây là nền tảng bắt buộc. Bạn không thể tư vấn cho khách hàng nếu không am hiểu về Incoterms, quy trình thanh toán quốc tế, hay các loại chứng từ cần thiết. Sự thiếu hụt kiến thức này sẽ khiến bạn mất điểm ngay lập tức.

+ Kỹ năng mềm (Soft Skills): Khả năng đàm phán giá, thương lượng hợp đồng, giao tiếp hiệu quả với các đối tác từ những nền văn hóa khác nhau là yếu tố quyết định thành công. Một email trang trọng gửi cho đối tác Nhật Bản sẽ khác hoàn toàn với một email thân thiện gửi cho đối tác châu Âu.

+ Tố chất kinh doanh (Business Acumen): Đây là yếu tố phân biệt giữa một nhân viên sale trung bình và một ngôi sao. Nó thể hiện ở sự nhạy bén với thị trường, khả năng phân tích đối thủ, tìm ra thị trường ngách và tự chủ trong việc phát triển mạng lưới khách hàng của riêng mình.

Nhà tuyển dụng không tìm một “cỗ máy” trả lời câu hỏi, họ tìm một người có thể đồng hành và mang lại giá trị thực sự cho doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Khóa học xuất nhập khẩu thực tế

2. Cần chuẩn bị gì trước khi phỏng vấn vị trí sale xuất khẩu

Sự chuẩn bị kỹ lưỡng chiếm đến 70% thành công của một buổi phỏng vấn. Đừng bao giờ bước vào phòng phỏng vấn với một cái đầu rỗng.

4 Bước chuẩn bị “vàng” trước buổi phỏng vấn Sale Xuất khẩu

Bước 1: Nghiên cứu chuyên sâu về công ty tuyển dụng

Đây là bước cơ bản nhưng nhiều người làm rất hời hợt. Hãy nghiên cứu như một chuyên gia phân tích thị trường:

+ Sản phẩm chủ lực: Sản phẩm của họ là gì (may mặc, nông sản, đồ gỗ…)? Điểm mạnh, điểm yếu của sản phẩm so với đối thủ là gì?

+ Thị trường xuất khẩu chính: Họ đang mạnh ở thị trường nào (EU, Mỹ, Nhật Bản, ASEAN…)? Điều này cho thấy chiến lược và năng lực hiện tại của công ty.

+ Đối thủ cạnh tranh: Đối thủ trực tiếp của họ trong và ngoài nước là ai?

Hãy dành thời gian truy cập website, fanpage, LinkedIn của công ty. Hãy tìm đọc các tin tức gần đây: họ vừa tham gia hội chợ quốc tế nào, có đạt được chứng nhận chất lượng mới không (ví dụ: BSCI, FSC, GlobalG.A.P), có bài báo nào viết về định hướng của CEO không? Việc nhắc đến những thông tin này trong buổi phỏng vấn sẽ cho thấy bạn thực sự nghiêm túc và quan tâm.

Bước 2: Hệ thống hóa kiến thức Xuất nhập khẩu cốt lõi

Kiến thức của bạn có thể đã cũ hoặc bạn quên mất một vài chi tiết. Hãy dành thời gian ôn lại:

+ Incoterms 2020: Không cần thuộc lòng tất cả, nhưng phải nắm vững trách nhiệm và điểm chuyển giao rủi ro của các điều kiện phổ biến nhất: EXW, FOB, CIF, DDP. Hiểu sai một điều kiện có thể khiến công ty mất hàng chục ngàn đô la.

+ Phương thức thanh toán quốc tế: Phân biệt rõ ràng T/T (Telegraphic Transfer), L/C (Letter of Credit), D/P (Documents against Payment), D/A (Documents against Acceptance). Với mỗi phương thức, hãy tự đặt câu hỏi: “Rủi ro cho người bán là gì? Rủi ro cho người mua là gì?”.

+ Chứng từ xuất khẩu: Nắm rõ vai trò của bộ chứng từ “bất ly thân”: Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading (vận đơn đường biển), Air Waybill (vận đơn hàng không), Certificate of Origin (C/O), Certificate of Quality/Quantity (C/Q).

Bước 3: Chuẩn bị Portfolio và các câu chuyện thành công

Đừng chỉ nói suông. Hãy biến kinh nghiệm của bạn thành những câu chuyện hấp dẫn và có số liệu cụ thể.

— Lượng hóa thành tích:

Thay vì nói: “Em có kinh nghiệm tìm kiếm khách hàng mới.”

Hãy nói: “Trong năm 2024, tôi đã tự mình tìm kiếm và phát triển thành công thị trường Mexico cho sản phẩm bàn ghế gỗ, mang về 3 khách hàng mới với tổng doanh số năm đầu tiên là 300,000 USD.”

– Kỹ thuật kể chuyện STAR (Situation – Task – Action – Result):

+ Tình huống (Situation): “Công ty đối mặt với việc thị trường EU áp thuế chống bán phá giá mới.”

+ Nhiệm vụ (Task): “Nhiệm vụ của tôi là tìm kiếm một thị trường mới ngoài EU để bù đắp sụt giảm doanh thu.”

+ Hành động (Action): “Tôi đã nghiên cứu và nhận thấy thị trường Canada có tiềm năng. Tôi đã dành 2 tháng để tìm kiếm data, gửi email, gọi điện và tham gia một hội chợ online…”

+ Kết quả (Result): “Kết quả là tôi đã chốt được đơn hàng đầu tiên trị giá 50,000 USD và mở ra một kênh bán hàng mới hiệu quả cho công ty.”

Bước 4: Chuẩn bị các câu hỏi thông minh để hỏi nhà tuyển dụng

Phần hỏi đáp cuối buổi phỏng vấn là cơ hội để bạn “phỏng vấn ngược” nhà tuyển dụng. Điều này thể hiện tầm nhìn và sự quan tâm sâu sắc của bạn.

Những câu hỏi nên hỏi:

“Với tình hình cước tàu biển biến động, công ty có chiến lược nào để tối ưu chi phí logistics và duy trì tính cạnh tranh về giá không ạ?”

“Định hướng phát triển sản phẩm mới hoặc thâm nhập thị trường mới của công ty trong 2 năm tới là gì?”

“Thách thức lớn nhất mà đội ngũ sale xuất khẩu của mình đang gặp phải là gì, và công ty mong đợi nhân viên mới sẽ đóng góp vào việc giải quyết vấn đề đó như thế nào?”

>> Tham khảo: Khóa học sale xuất khẩu chuyên sâu

3. Những câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn sale xuất nhập khẩu

Đây là phần quan trọng nhất. Hãy hít thở sâu, giữ phong thái tự tin và chuyên nghiệp.

Nhóm 1: Câu hỏi về kiến thức chuyên môn (Hard Skills)

– Câu 1: “Nếu khách hàng ở Đức yêu cầu báo giá theo điều kiện CIF Hamburg, bạn cần tính những chi phí nào trong giá bán?”

Phân tích câu trả lời: Đây là câu hỏi kiểm tra kiến thức Incoterms cơ bản. Một câu trả lời đầy đủ cần thể hiện sự bóc tách chi phí một cách logic.

Gợi ý trả lời: “Dạ, để báo giá CIF Hamburg, em cần tính toán các thành phần sau:

+ Giá FOB (Free On Board) tại cảng Việt Nam (ví dụ: cảng Cát Lái): Giá này đã bao gồm: giá thành sản phẩm tại xưởng (EXW), chi phí vận chuyển nội địa từ xưởng ra cảng, và toàn bộ chi phí local charges tại cảng đi (phí THC, phí seal, phí làm bill…).

+ Cước biển (Ocean Freight – O/F): Đây là chi phí vận chuyển container từ cảng Cát Lái đến cảng Hamburg. Em sẽ liên hệ các hãng tàu hoặc FWD để có giá tốt nhất.

+ Phí bảo hiểm (Insurance – I): Theo điều kiện CIF, người bán có trách nhiệm mua bảo hiểm cho lô hàng. Mức phí này thường được tính theo một tỷ lệ phần trăm trên 110% giá trị của hóa đơn.
Giá CIF sẽ là tổng của 3 thành phần trên: CIF = FOB + I + F.”
Câu trả lời này cho thấy bạn không chỉ thuộc lòng công thức mà còn hiểu rõ các chi phí cấu thành.

– Câu 2: “Giữa thanh toán T/T và L/C không hủy ngang (Irrevocable L/C), theo bạn phương thức nào an toàn hơn cho người xuất khẩu? Tại sao?”

Phân tích câu trả lời: Câu hỏi này không có đáp án đúng sai tuyệt đối, nó đánh giá khả năng phân tích rủi ro của bạn.

Gợi ý trả lời: “Về lý thuyết, L/C không hủy ngang (đặc biệt là L/C at sight – trả ngay) được xem là an toàn hơn cho người xuất khẩu. Lý do là vì việc thanh toán được bảo lãnh bởi một ngân hàng uy tín. Miễn là chúng ta xuất trình bộ chứng từ hoàn hảo, phù hợp với các điều khoản trong L/C, ngân hàng phát hành bắt buộc phải thanh toán, bất kể người mua có muốn trả tiền hay không.

+ Tuy nhiên, T/T cũng có thể rất an toàn nếu chúng ta đàm phán được điều khoản thanh toán có lợi, ví dụ như yêu cầu khách đặt cọc 30-50% trước khi sản xuất và thanh toán nốt phần còn lại trước khi giao hàng (hoặc ngay khi nhận được bản scan chứng từ).

+ Tóm lại, L/C an toàn hơn về mặt bảo lãnh, nhưng quy trình phức tạp, tốn phí và đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối về chứng từ. T/T linh hoạt, nhanh gọn hơn nhưng mức độ rủi ro phụ thuộc nhiều vào uy tín của khách hàng và điều khoản thanh toán mà ta đàm phán được.”

Những câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn sale xuất nhập khẩu

> Xem thêm: 10+ Câu Hỏi Phỏng Vấn Nhân Viên Sale Xuất Khẩu, Cách Trả Lời Ấn Tượng

Nhóm 2: Câu hỏi tình huống và kỹ năng xử lý vấn đề

– Câu 1: “Bạn sẽ làm gì để tìm kiếm khách hàng mới ở một thị trường mà công ty chưa từng tiếp cận, ví dụ như Ba Lan?”

Gợi ý trả lời: “Để tiếp cận một thị trường mới như Ba Lan, em sẽ thực hiện theo một quy trình có hệ thống:

+ Nghiên cứu (Research): Đầu tiên, em sẽ nghiên cứu tổng quan về thị trường: dung lượng thị trường, các sản phẩm tương tự đang được ưa chuộng, đối thủ cạnh tranh địa phương và quốc tế, các tiêu chuẩn chất lượng, rào cản thuế quan và phi thuế quan.

+ Tìm kiếm (Lead Generation): Em sẽ sử dụng kết hợp nhiều kênh:

+ Online: Các nền tảng B2B như Alibaba, TradeKey; sử dụng LinkedIn Sales Navigator để tìm các giám đốc thu mua; tìm kiếm trên Google các nhà phân phối, nhà bán buôn lớn tại Ba Lan.

+ Offline/Hỗ trợ: Liên hệ tham tán thương mại Việt Nam tại Ba Lan để xin danh sách các nhà nhập khẩu tiềm năng. Tìm hiểu các hội chợ triển lãm chuyên ngành lớn tại Ba Lan hoặc khu vực lân cận.

+ Tiếp cận (Approach): Soạn thảo email chào hàng chuyên nghiệp, tùy chỉnh cho từng đối tượng khách hàng, nêu bật lợi thế cạnh tranh của sản phẩm công ty. Sau đó là các cuộc gọi để follow-up.

+ Chuyển đổi (Conversion): Gửi báo giá, gửi hàng mẫu để khách hàng kiểm tra chất lượng, và tiến tới đàm phán chốt đơn hàng đầu tiên.”

– Câu 2: “Khách hàng khiếu nại chất lượng hàng không đúng như cam kết và dọa không thanh toán 70% giá trị còn lại của lô hàng. Hướng xử lý của bạn?”

Gợi ý trả lời: “Đây là một tình huống rất nhạy cảm và cần xử lý một cách chuyên nghiệp để giữ khách hàng. Quy trình của em sẽ là:

+ Lắng nghe và Đồng cảm: Đầu tiên, em sẽ gọi điện hoặc email ngay cho khách hàng, thể hiện sự lắng nghe chân thành và xin lỗi vì trải nghiệm không tốt của họ.

+ Thu thập bằng chứng: Lịch sự yêu cầu khách hàng cung cấp đầy đủ bằng chứng khách quan: hình ảnh, video về các sản phẩm lỗi, báo cáo kiểm tra (nếu có).

+ Kiểm tra nội bộ: Em sẽ làm việc ngay với bộ phận sản xuất và quản lý chất lượng (QA/QC) để đối chiếu bằng chứng của khách hàng với hồ sơ lưu của lô hàng, tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.

+ Đề xuất giải pháp: Dựa trên mức độ nghiêm trọng và nguyên nhân, em sẽ đề xuất các phương án xử lý công bằng như:

Giảm giá cho phần hàng lỗi.
Sản xuất và gửi bù hàng trong lô hàng tiếp theo.
Trong trường hợp nghiêm trọng, chấp nhận thu hồi hoặc hủy hàng (tùy chính sách công ty).
Mục tiêu cuối cùng là giải quyết vấn đề một cách thỏa đáng, giữ được uy tín của công ty và mối quan hệ lâu dài với khách hàng, thay vì chỉ tập trung vào việc thu hồi công nợ của một lô hàng.”

Nhóm 3: Câu hỏi về kỹ năng mềm và tố chất cá nhân

— “Tại sao bạn chọn ngành sale xuất khẩu – một ngành nhiều áp lực và thách thức về múi giờ, văn hóa, doanh số?”

Gợi ý trả lời: Hãy thể hiện đam mê và sự phù hợp. “Em bị cuốn hút bởi ngành xuất khẩu vì nó là sự kết hợp giữa kinh doanh và văn hóa. Em thích thách thức của việc đàm phán với các đối tác quốc tế, tìm hiểu thị trường mới và nhìn thấy sản phẩm của Việt Nam có mặt ở các siêu thị, cửa hàng trên thế giới. Áp lực về doanh số chính là động lực để em không ngừng nỗ lực và phát triển bản thân.”

— “Mục tiêu doanh số của bạn trong 6 tháng đầu tiên nếu được nhận là gì?”

Gợi ý trả lời: Thể hiện sự khiêm tốn nhưng có kế hoạch. “Trong 1-2 tháng đầu, mục tiêu của em là học hỏi nhanh nhất về sản phẩm, quy trình của công ty và tiếp nhận data khách hàng hiện tại. Từ tháng thứ 3 đến tháng thứ 6, em sẽ tập trung vào việc chăm sóc khách hàng cũ để duy trì doanh số ổn định, đồng thời bắt đầu các hoạt động tìm kiếm khách hàng mới. Em đặt mục tiêu sẽ mang về ít nhất 1-2 khách hàng mới trong giai đoạn này và đạt được khoảng X USD doanh số, dựa trên KPI trung bình của vị trí này tại công ty.”

4. Những sai lầm cần tránh khi phỏng vấn sale xuất khẩu

+ Trả lời sai kiến thức cơ bản: Nhầm lẫn giữa FOB và CIF, không phân biệt được L/C và T/T… là những lỗi không thể chấp nhận được. Nó cho thấy bạn thiếu nền tảng và sự chuẩn bị.

+ Quá chung chung, thiếu dẫn chứng: Đừng nói “Em là người giao tiếp tốt”. Hãy kể một câu chuyện chứng minh bạn đã dùng kỹ năng giao tiếp để thuyết phục một khách hàng khó tính như thế nào.

+ Không đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng: Im lặng ở cuối buổi phỏng vấn là một sai lầm lớn. Nó cho thấy bạn không thực sự quan tâm hoặc không đủ sâu sắc để có thắc mắc về công việc và công ty.

Mới ra trường chưa có kinh nghiệm thì cần chuẩn bị gì?

Hãy biến sự thiếu kinh nghiệm thành lợi thế. Nhấn mạnh vào nền tảng kiến thức chuyên môn vững chắc từ nhà trường, điểm số GPA cao, các chứng chỉ ngoại ngữ (IELTS, TOEIC), sự nhiệt huyết, tinh thần ham học hỏi và khả năng thích ứng nhanh. Hãy cho thấy bạn là một “viên ngọc thô” sẵn sàng được mài giũa.

Buổi phỏng vấn vị trí Sale Xuất khẩu không phải là một bài kiểm tra, mà là một cuộc trao đổi sòng phẳng. Nhà tuyển dụng đánh giá năng lực của bạn, và bạn cũng đang đánh giá xem cơ hội này có thực sự phù hợp với mình hay không. Sự thành công không chỉ đến từ những gì bạn trả lời, mà còn đến từ sự tự tin, phong thái chuyên nghiệp và niềm đam mê bạn thể hiện.

Sự chuẩn bị kỹ lưỡng về chuyên môn, kỹ năng và tâm thế chính là “tờ vận đơn” quan trọng nhất đưa bạn đến thành công.

Rate this post