Lỗi Thường Gặp Khi Đánh Giá Tiềm Năng Khách Hàng Xuất Khẩu

Những lỗi thường gặp khi đánh giá tiềm năng khách hàng xuất khẩu khiến doanh nghiệp mất đơn hàng. Cùng Nghiệp vụ logistics phân tích nguyên nhân, ví dụ thực tế và cách khắc phục hiệu quả.

♦ Trong ngành xuất nhập khẩu, có một nghịch lý mà nhân viên kinh doanh thường xuyên đối mặt: “Rất nhiều Inquiry (hỏi hàng), nhưng rất ít PO (đơn đặt hàng).”

♦ Bạn nhận được một email hỏi mua 10 container nông sản mỗi tháng. Bạn mất hàng tuần để làm việc với nhà máy, tính toán chi phí, xin giá cước (freight), và gửi mẫu (sample). Nhưng đến phút chót, khách hàng “lặn mất tăm”, hoặc tệ hơn, bạn phát hiện ra họ không có giấy phép nhập khẩu, hoặc năng lực tài chính hoàn toàn rỗng tuếch.

♦ Đó là cái giá của việc bỏ qua bước Đánh giá tiềm năng khách hàng xuất khẩu (Customer Qualification). Trong bài viết này, tôi sẽ vạch trần 5 sai lầm phổ biến nhất khiến bạn lãng phí nguồn lực, và chia sẻ quy trình thẩm định đối tác (Due Diligence) mà các tập đoàn đa quốc gia đang áp dụng.

Nội dung bài viết:

1. Thế nào là một khách hàng xuất khẩu tiềm năng?

Khách hàng xuất khẩu tiềm năng là đối tác hội tụ đủ 3 yếu tố cốt lõi (Mô hình MAN):

+ Money (Tài chính): Có khả năng thanh toán theo phương thức an toàn (L/C, T/T…).

+ Authority (Quyền hạn): Người bạn đang giao dịch có quyền ra quyết định mua hàng.

+ Need (Nhu cầu thực): Có kế hoạch nhập khẩu cụ thể và giấy phép nhập khẩu hợp lệ.

– Nếu thiếu 1 trong 3 yếu tố trên, đó chỉ là “người quan tâm”, chưa phải là khách hàng.

2. 5 Lỗi Thường Gặp Khi Đánh Giá Tiềm Năng Khách Hàng

Dưới đây là những “cái bẫy” mà ngay cả những quản lý xuất khẩu lâu năm đôi khi cũng mắc phải.

Lỗi số 1: Vì số lượng (Volume) mà lờ đi rủi ro thanh toán

√ Đây là lỗi kinh điển nhất. Khi thấy khách hỏi mua số lượng lớn (ví dụ: 50 container/năm), tâm lý chung là ưu tiên chăm sóc đặc biệt.

√ Thực tế: Những đơn hàng số lượng “khủng” thường đi kèm với yêu cầu thanh toán rủi ro cao như T/T trả sau 60-90 ngày hoặc D/A (Nhờ thu chấp nhận đổi chứng từ). Nếu khách hàng có tài chính yếu, việc bán số lượng lớn chỉ đồng nghĩa với việc bạn đang “thả gà ra đuổi”.

√ Góc nhìn chuyên gia: Một khách hàng nhỏ (mua LCL – hàng lẻ) nhưng chấp nhận thanh toán T/T 100% trước khi giao hàng (Advance Payment) hoặc mở L/C At Sight (Thư tín dụng trả ngay) từ ngân hàng uy tín, có giá trị hơn gấp nhiều lần một khách hàng lớn nhưng chây ì công nợ.

-> Bài học: Cash flow is King. Hãy đánh giá tiềm năng dựa trên độ an toàn của dòng tiền, không phải dựa trên doanh số ảo.

>> Xem thêm: Khóa học sale xuất khẩu thực chiến

Lỗi số 2: Bỏ qua rào cản phi thuế quan

√ Bạn tìm được một khách hàng rất nhiệt tình tại Châu Âu muốn nhập khẩu trái cây tươi từ Việt Nam. Họ có tiền, họ chốt giá nhanh. Nhưng bạn quên kiểm tra xem họ có Giấy phép nhập khẩu (Import License) và khả năng xử lý thủ tục kiểm dịch thực vật (Phytosanitary) tại cảng đích hay không.

√ Hậu quả: Hàng đến cảng Rotterdam hay Hamburg bị giữ lại và tiêu hủy vì khách hàng không đáp ứng được tiêu chuẩn GlobalGAP hoặc dư lượng thuốc bảo vệ thực vật, dù trước đó họ cam kết “bao tiêu”.

√ Bài học: Khách hàng tiềm năng phải là người am hiểu quy định nhập khẩu tại nước họ. Nếu họ hỏi bạn “Tôi cần giấy tờ gì để nhập khẩu?”, hãy cẩn trọng. Đó có thể là tay mơ (Novice Importer).

Lỗi số 3: Không phân biệt được Broker (Môi giới) và End-Buyer (Người mua thực)

√ Trên các sàn thương mại điện tử B2B (Alibaba, EC21, Go4WorldBusiness), tỷ lệ Broker chiếm rất cao.

√ Dấu hiệu Broker: Thường yêu cầu báo giá rất nhiều loại mặt hàng khác nhau (từ gạo, than củi đến linh kiện điện tử); không có website công ty rõ ràng; email dùng tên miền miễn phí.

√ Rủi ro: Broker thường đi “dò giá” (Fishing) để bán lại cho người mua thực. Làm việc với họ thường mất thời gian, bị ép giá và rủi ro bị “cắt cầu” là rất lớn.

√ Lưu ý: Không phải Broker nào cũng xấu, nhưng bạn cần xếp họ vào nhóm ưu tiên thấp hơn so với Nhà nhập khẩu trực tiếp (Importer/Distributor) hoặc Nhà máy (Manufacturer).

Lỗi Thường Gặp Khi Đánh Giá Tiềm Năng Khách Hàng Xuất Khẩu

Lỗi số 4: Bỏ qua bước thẩm định tín dụng (KYB – Know Your Business)

√ Nhiều Sales xuất khẩu ngại hỏi thông tin tài chính vì sợ khách “phật ý”. Đây là tư duy sai lầm. Trong thương mại quốc tế B2B, sự minh bạch là nền tảng của niềm tin.

√ Lỗi: Chỉ tin vào những hình ảnh nhà máy hoành tráng (có thể là ảnh mạng) hoặc website đẹp lung linh mà khách gửi.

√ Giải pháp: Với những hợp đồng giá trị lớn, việc bỏ chi phí mua báo cáo tín dụng (Credit Report) từ các tổ chức thứ 3 như Dun & Bradstreet (D&B), Coface hay CIC là bắt buộc. Báo cáo này sẽ cho bạn biết lịch sử thanh toán, các khoản nợ xấu và tình trạng pháp lý của đối tác.

Lỗi số 5: Đánh giá sai do khác biệt văn hóa

+ Trường hợp 1: Khách hàng Nhật Bản hoặc Đức thường hỏi rất chi tiết kỹ thuật, quy trình duyệt mẫu lâu và im lặng trong thời gian dài để họp nội bộ. Sales Việt Nam thiếu kiên nhẫn thường đánh giá họ là “không tiềm năng” và bỏ qua. -> Mất khách VIP.

+ Trường hợp 2: Khách hàng Trung Đông hoặc Ấn Độ thường trả lời rất nhanh, hứa hẹn nhiều (“My friend, good price I buy 100 containers”), nhưng mục đích chính là ép giá để so sánh. Sales Việt Nam tưởng họ sắp chốt đơn đến nơi nên dồn toàn lực vào. -> Mất thời gian.

>> Xem thêm: Top 5 Sai Lầm Lớn Sale Xuất Khẩu Cần Tránh

3. Quy trình 4 Bước Thẩm Định Khách Hàng Tiềm Năng Xuất Khẩu

Để tránh 5 lỗi trên, tôi đề xuất quy trình sàng lọc khách hàng gồm 4 bước (4-Step Qualification Framework):

Bước 1: Nghiên cứu tại bàn (OSINT – Open Source Intelligence)

– Trước khi trả lời email, hãy dành 15 phút làm thám tử:

+ Website & Domain: Kiểm tra tuổi đời tên miền trên Who.is. Một công ty tự xưng “20 năm kinh nghiệm” nhưng tên miền mới đăng ký 6 tháng là dấu hiệu đáng ngờ.

+ Google Maps (Street View): Tra cứu địa chỉ trên chữ ký email. Đó là tòa nhà văn phòng, kho bãi thực sự hay là một khu dân cư, thậm chí là… bãi đất trống?

+ Mạng xã hội: Tìm kiếm tên người liên hệ trên LinkedIn. Họ có profile chuyên nghiệp không? Họ kết nối với ai trong ngành?

quy trình Thẩm Định Khách Hàng Tiềm Năng xuất khẩu

Bước 2: Tra cứu Dữ liệu Hải quan (Customs Data)

+ Đây là vũ khí mạnh nhất của chuyên gia xuất nhập khẩu. Các công cụ trả phí (như ImportGenius, Panjiva, Volza…) hoặc dữ liệu mua từ các đơn vị cung cấp data có thể cho bạn biết:

+ Công ty này đã từng nhập khẩu từ Việt Nam chưa?

+ Tần suất nhập khẩu của họ là bao nhiêu (đều đặn hàng tháng hay 1 năm 1 lần)?

+ Họ thường mua của đối thủ cạnh tranh nào?

– Nếu khách hàng khoe “tôi là nhà nhập khẩu lớn nhất khu vực” nhưng dữ liệu hải quan 3 năm qua không thấy tên họ, bạn biết phải làm gì rồi đấy.

Bước 3: Đặt câu hỏi sàng lọc (Qualifying Questions)

– Thay vì chỉ trả lời câu hỏi của khách, hãy hỏi ngược lại để kiểm tra trình độ và độ nghiêm túc của họ:

“Which Incoterms do you prefer usually?” (Ông thường làm theo điều kiện nào?)

“Do you have your own warehouse at the port of discharge?” (Ông có kho riêng tại cảng dỡ không?)

“What is your standard procedure for quality inspection?” (Quy trình kiểm hàng của ông thế nào?) -> Câu hỏi này giúp loại bỏ Broker, vì Broker thường không nắm rõ quy trình QC.

Bước 4: Chiến thuật gửi mẫu (Sampling Strategy)

– Đừng bao giờ gửi mẫu miễn phí hoàn toàn (Free sample + Free shipping) cho khách hàng mới quen.

– Chiến thuật: “Chúng tôi miễn phí tiền mẫu, nhưng ông vui lòng thanh toán phí chuyển phát nhanh (Courier fee). Phí này sẽ được hoàn lại (deducted) khi ông đặt đơn hàng đầu tiên.”

– Phân tích: Nếu khách hàng thực sự có nhu cầu và ngân sách, họ sẽ không tiếc vài chục USD tiền vận chuyển để nhận mẫu. Nếu họ từ chối và đòi “Free All”, khả năng cao họ chỉ là kẻ đi sưu tầm mẫu (Sample Collector).

>> Xem thêm: Khách Hàng Im Lặng Sau Báo Giá? Cách Sale Xuất Khẩu Xử Lý Hiệu Quả

4. Cảnh Báo: Dấu Hiệu Nhận Biết Khách Hàng Lừa Đảo

√ Trong bối cảnh kinh tế suy thoái, lừa đảo quốc tế ngày càng tinh vi. Hãy bật chế độ cảnh giác cao độ nếu thấy các dấu hiệu sau:

√ Email miễn phí: Tổng giám đốc tập đoàn lớn nhưng dùng Gmail, Yahoo, Hotmail để giao dịch.

√ Hối thúc bất thường: Luôn giục ký hợp đồng ngay lập tức mà không quan tâm đến thông số kỹ thuật hay chất lượng sản phẩm.

√ Phí lạ: Yêu cầu bạn chuyển trước một khoản tiền gọi là “phí luật sư”, “phí đăng ký nhà cung cấp”, “phí lobby” để nhận được hợp đồng. -> 100% Lừa đảo.

√ Thay đổi tài khoản: Đột ngột yêu cầu thanh toán vào một tài khoản cá nhân hoặc tài khoản ở nước thứ 3 (không phải nước đăng ký kinh doanh) với lý do “trốn thuế” hay “kiểm toán”.

5. Câu hỏi thường gặp về đánh giá tiềm năng khách hàng xuất khẩu

Q: Làm sao để kiểm tra một công ty nước ngoài có tồn tại thật hay không?

A: Yêu cầu họ cung cấp Giấy đăng ký kinh doanh (Business Registration Certificate). Sau đó, truy cập vào cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia của nước sở tại (Ví dụ: Companies House tại Anh, ACRA tại Singapore) để tra cứu chéo mã số doanh nghiệp. Ngoài ra, có thể liên hệ Thương vụ Việt Nam tại nước đó để nhờ xác minh.

Q: Công cụ nào tốt nhất để tìm kiếm và đánh giá khách hàng xuất khẩu?

A: Để tìm kiếm và đánh giá, bạn có thể kết hợp:

+ Dữ liệu Hải quan: Panjiva, ImportGenius, Volza (xem lịch sử nhập khẩu).

+ Mạng xã hội doanh nghiệp: LinkedIn Sales Navigator (xem nhân sự và quy mô).

+ Báo cáo tín dụng: Dun & Bradstreet (D&B), CreditSafe (xem sức khỏe tài chính).

Q: Có nên làm việc với Broker (Môi giới) không?

A: Có, nhưng cần thận trọng. Hãy yêu cầu ký Hợp đồng môi giới (Commission Agreement) rõ ràng, trong đó quy định Broker chỉ được nhận hoa hồng khi Người mua thực (End-buyer) đã thanh toán tiền hàng cho bạn. Tuyệt đối không giao bộ chứng từ gốc cho Broker nếu chưa nhận đủ tiền.

Đánh giá tiềm năng khách hàng xuất khẩu là bước quan trọng quyết định hiệu quả của toàn bộ quá trình bán hàng quốc tế. Những sai lầm phổ biến như đánh giá dựa trên cảm tính, thiếu kiểm chứng thông tin, hoặc chưa hiểu rõ nhu cầu và năng lực thực sự của đối tác có thể khiến doanh nghiệp mất thời gian, chi phí và cơ hội kinh doanh.

Khi xây dựng được quy trình đánh giá khách hàng bài bản, dựa trên dữ liệu, tiêu chí rõ ràng và kinh nghiệm thực tế, doanh nghiệp sẽ chủ động sàng lọc khách hàng chất lượng, nâng cao tỷ lệ chốt đơn và giảm rủi ro trong giao dịch xuất khẩu. Đây cũng là nền tảng để xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững và mở rộng thị trường quốc tế một cách hiệu quả.

5/5 - (1 bình chọn)