Kho CFS là gì? Quy trình nhập xuất kho, sự khác biệt giữa CFS và CY

Ngoài khái niệm Kho ngoại quan và kho bảo thuế, có một hình thức lưu trữ đặc biệt thông dụng mà rất nhiều công ty xuất nhập khẩu sẽ gặp phải: Kho CFS khai thác hàng lẻ LCL.

Vậy kho CFS là gì? Quy trình nhập xuất kho, sự khác biệt giữa CFS và CY như thế nào? Tham khảo bài viết sau của Nghiệp vụ Logistics bạn nhé!

Nội dung bài viết:

1. Kho CFS là gì?

CFS là một hệ thống kho, bãi được sử dụng để thu gom, chia tách hàng lẻ, hay còn gọi là hàng LCL (Less than container load)

Như vậy, vì là hàng lẻ, mỗi chủ hàng có 1 lượng hàng nhỏ, không đủ để đóng vào 1 container nên phải đưa vào CFS để khai thác hàng và đóng các mặt hàng khác nhau của các chủ hàng khác nhau vào container.

2. Quy trình nhập xuất kho CFS

2.1. Quy trình làm hàng tại kho cfs đối với hàng nhập

– Chuẩn bị chứng từ học kế toán tổng hợp

Bộ chứng từ gồm có:

Giấy uỷ quyền của chủ hàng hoặc người thuê kho cho CFS (2 bản)
Master bill of lading (1 bản)
Manifest (1 bộ)

– Làm thủ tục Hải quan để khai thác hàng nhập CFS

Đơn vị CFS cập nhật thời gian tàu cập cảng từ các hãng tàu
Thông thường trong vòng 1 ngày, với điều kiện hồ sơ đầy đủ và đúng thủ tục, CFS sẽ lấy container từ cảng về kho để khai thác hàng lop hoc ke toan
Đồng thời đơn vị CFS phải đăng ký thời gian khai thác hàng với cơ quan hải quan, thông báo cho bên thuê kho về thời gian khai thác hàng, mời cơ quan giám định cũng như kết hợp với các bên liên quan để đảm bảo có thể khai thác hàng nhanh nhất khi hàng được đưa về kho CFS.

– Giao hàng từ cảng về kho

Trước khi lấy hàng ra khỏi cảng, đơn vị CFS phải kiểm tra kỹ container hàng như số container, số chì, tình trạng container. Nếu phát hiện sai số hoặc có dấu hiệu bất thường như container bị móp, thủng, rò rỉ nước hoặc bị tác động, tổn thất hàng,… cần báo ngay cho bên thuê kho và yêu cầu Cảng cung cấp các chứng từ liên quan giữa cảng và hãng tàu. Đồng thời chuyển các thông tin này ngay cho bên thuê kho.
Bên CFS chỉ nhận container có sai số hoặc hư hỏng kỹ thuật nêu trên nếu có yêu cầu bằng văn bản từ phía thuê kho, biên bản hàng vỡ của cảng và được đặt dưới sự giám sát của hải quan kho cũng như cơ quan giám định.

– Đưa hàng vào kho CFS

Bên CFS cần sắp xếp thời gian hợp lý, đảm bảo sự có mặt của Hải quan kho, đơn vị giám định và đại diện bên thuê kho trong quá trình bàn giao chứng từ và phá chì khai thác hàng. chứng chỉ tin học văn phòng

Trước khi phá chì container, các bên phải kiểm tra lại số container, số chì và tình trạng của container hàng.
Nếu phát hiện hàng không nguyên đai nguyên kiện hoặc hàng bị tổn thất khi khai thác hàng, đơn vị CFS phải dừng việc khai thác ngay, báo bên thuê kho và chụp hình lại. Lúc này, các bên tiến hành thống nhất phương pháp xác định tổn thất, bảo quản, xác định tình trạng hàng để lập biên bản và lên chứng thư giám định.

Đơn vị CFS sẽ thực hiện xuất nhập hàng theo yêu cầu của bên thuê kho theo các nguyên tắc giao nhận hàng xuất nhập khẩu ra vào kho CFS và các quy định của Pháp luật hiện hành.

Phí lưu kho CFS là bao nhiêu phụ thuộc vào thỏa thuận nêu trong hợp đồng thuê kho CFS của chủ hàng (hoặc đơn vị thuê kho) với chủ kho CFS.
Quá trình quản lý xuất nhập hàng tại kho CFS phải được đặt dưới sự giám sát của CFS và Hải quan kho bãi dựa theo các quy chế quản lý hàng hoá xuất nhập khẩu chung chờ hoàn thành thủ tục hải quan.

2.2. Quy trình làm hàng tại kho cfs đối với hàng xuất

– Xác định booking

Các thông tin cần xác định đối với các lô hàng nhập vào kho CFS:

Tên chủ hàng
Thông tin người giao dịch trực tiếp
Loại hàng
Tổng số lượng kiện hàng
Số hiệu từng mặt hàng và đơn đặt hàng
Địa điểm cảng dỡ hàng và nơi giao hàng
Chủ vỏ
Thông tin chuyến tàu (Tên tàu Feeder/số chuyến)
Thời gian bắt đầu xếp hàng
Closing time (thời gian tàu cắt máng)
Thời gian tàu chạy

– Liên lạc với chủ hàng xác định thời gian hàng về kho

– Giao hàng

Trong thỏa thuận thuê kho sẽ có thời gian cắt hàng. Chủ hàng bắt buộc phải giao hàng đến kho CFS trước thời gian này. Đơn vị kho CFS tiến hành kiểm tra hàng cẩn thận trước khi nhận hàng.

Lưu ý: Nếu kiện hàng thiếu mã số, mã hiệu (so với booking), hàng bị hư hỏng, lủng, xước, không được dán băng dính hoặc có dấu hiệu nào đó bất thường, cần chụp hình lại hiện trạng, gửi thông báo ngay cho bên thuê kho. Nếu có sự đồng ý của họ mới tiến hành nhập kho.

Trường hợp giao hàng sau 5 giờ chiều thứ 7 hoặc giao tờ khai Hải quan muộn, đơn vị thuê kho cần có “Yêu cầu nhận hàng muộn” gửi tới CFS thông báo:

Khi nhận hàng, CFS sẽ sắp xếp và phân loại hàng theo hướng dẫn của bên thuê kho như dựa vào mác hàng, kiểu hàng, kích cỡ, màu sắc…
Đơn vị CFS sẽ lập chứng từ giao nhận cho bên giao hàng. Chứng từ này phải có chữ ký của đại diện CFS và đại diện bên giao hàng.
Để CFS có thể giám sát và quản lý hàng tại kho, chủ hàng cần nộp packing list, xác nhận booking, hồ sơ hải quan và giấy ủy quyền (nếu có).
Trường hợp vì một số lý do mà các kiện hàng dự tính đóng cùng container lại bị hoãn một phần, thì đơn vị CFS cần trao đổi lại với chủ hàng để thống nhất tiếp tục đóng hàng gửi trước hay hoãn tất cả.

– Đóng hàng

Ngoài thông tin hướng dẫn, bên thuê kho cần cử đại diện am hiểu về hàng hóa xuống kho CFS trước một vài ngày để hướng dẫn nhân công đóng hàng, bảo quản hàng đúng cách. Đơn vị CFS phải luôn đảm bảo số lượng xe, nhân sự để phục vụ đóng hàng, chuyển hàng đúng tiến độ xuất tàu.

– Chuẩn bị vỏ container đóng hàng

Đầu tiên, chủ hàng hoặc bên thuê kho phải chắc chắn hãng tàu sắp xếp được vỏ container để đóng hàng. Đơn vị CFS sẽ nhận thông tin về hãng tàu và CY (Container Yard – Bãi container).

CFS sẽ làm việc trực tiếp với hãng tàu. Kiểm tra để chắc chắn rằng vỏ container có sẵn và ở trạng thái tốt sẵn sàng đóng hàng.

Ngoài ra, bên thuê kho cũng có thể gửi yêu cầu kho CFS chuyển container từ bãi khác về, thể hiện bằng văn bản có các thông tin như: Số lượng, loại, kích cỡ container, chủ vỏ, địa điểm nâng hạ. Chi phí vận chuyển do bên thuê kho chi trả.

– Hải quan kiểm hoá

Chủ hàng sau khi hoàn tất các thủ tục giấy tờ Hải quan kiểm hóa và sẽ giao hồ sơ này cho CFS khi giao hàng đúng theo thời gian quy định. Trường hợp không giao hồ sơ kiểm hóa đúng hạn, việc tổ chức kiểm hóa đóng ghép công sẽ không thể tiến hành. CFS sẽ thông báo từ chối để bên thuê kho thuê tàu khác.

Khi đã có đầy đủ hồ sơ, CFS sẽ thực hiện kiểm hóa cho việc đóng ghép hàng xuất. Sau đó, CFS sẽ bàn giao tờ khai HQ cho hãng tàu feeder khi thủ tục kiểm hóa.

– Giám sát

Vai trò của điểm thu gom hàng lẻ là phải giám sát được toàn bộ quá trình từ khâu nhận, lưu trữ, đóng hàng vào container và xuất đi theo tàu dựa trên các yêu cầu của người thuê kho.

Về nhận sự, nên bố trí ít nhất 1 người giữ vai trò nhận hàng vào kho, còn việc giám sát việc đóng hàng từ kho vào container cần ít nhất 2 người tại cửa kho và cửa container.

3. Sự khác biệt giữa CFS và CY

Nếu như CY là bãi container, là nơi chứa container thì CFS (Container Freight Station) là nơi thu gom hàng lẻ, là khu vực kho, bãi dùng để thực hiện các hoạt động thu gom, chia, tách hàng hóa của nhiều chủ hàng vận chuyển chung container.

Như vậy vì là hàng lẻ, mỗi chủ hàng có 1 lượng hàng nhỏ, không đủ để đóng vào 1 container nên phải đưa vào kho CFS để khai thác hàng và đóng các mặt hàng khác nhau của các chủ hàng khác nhau vào container, sau đó mới đưa container đó ra kho container (CY).

Với lô hàng lẻ mà người gửi hàng trực tiếp liên hệ với Hãng tàu thì bên Hãng sẽ phát hành một Master Bill có kí hiệu CY/CY để thể hiện rằng trách nhiệm của Hãng Tàu là từ bãi Container người gửi – bãi Container người nhận hàng.

Còn đối với trường hợp lô hàng lẻ được giao cho người gom hàng thì bên người gom hàng sẽ phát hành một House bill cho người gửi hàng cũng tương tự với điều kiện CY/CY và rồi Hãng tàu cũng gửi cho người gom hàng một vận đơn cũng với điều kiện là CY/CY. Thực chất việc này người gửi hàng không muốn làm các thủ tục hay các vấn đề phát sinh nên họ sẽ chuyển cho người gom hàng làm để tiết kiệm thời gian và thường người gửi hàng là những doanh nghiệp tầm trung và nhỏ, thỉnh thoảng mới có một lô hàng xuất nhập khẩu.

Qua bài viết trên chúng ta cũng phần nào hiểu được về kho CFS và sự khác biệt giữa CFS và CY. Để trau dồi thêm kiến thức làm nghề Xuất nhập khẩu – Logistics bạn có thể tham khảo các bài chia sẻ nghiệp vụ ở các website uy tín hoặc tham gia các khóa học đào tạo xuất nhập khẩu thực tế.

3.6/5 - (13 bình chọn)